文件信息控制程序.docx

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 4 页 第 PAGE 2页 共4页 文件信息控制程序 目的：对公司范围内与知识产权管理体系有关的形成文件的信息进行有效控制，使知识产权管理体系运行各个场所都得到适用形成文件信息的有效版本，以确保本公司管理体系有效运行。 范围：适用于公司知识产权（IP）管理体系运行所需的全部形成文件信息的控制（公司内部编制的管理体系以及外来的形成文件信息）。 职责 3.1 公司总经理负责批准发布知识产权手册。 3.2 管理者代表负责审核知识产权手册，批准程序文件。 3.3 各职能部门负责相关形成文件信息的编制、使用、控制。 3.4 产品技术部负责组织对现有体系形成文件信息的定期评审。 3.5 各职能部门负责本部门与管理体系有关形成文件信息的收集、整理和归档等。 3.6 综合管理部负责对管理体系形成文件信息的分发、借阅、回收、报废和归档管理。 内容 形成文件信息分类 4.1.1 知识产权手册：用以说明本公司知识产权方针、目标及组织权责，描述体系运行原则的基本形成文件信息。 4.1.2 程序文件（管理办法）：描述管理体系运行及要素所涉及到的各个职能部门活动范围的形成文件信息。 4.1.3 表单记录：记录知识产权管理活动及其结果有关数据的规范的表格形式。 4.1.4 外来文件：公司接收到的行政决定、司法判决、律师函件等外来文件。 管理体系形成文件信息的编码方法 4.2.1 知识产权手册编号：YHHH-IPSC-2020 企业代号—YHHH；知识产权管理体系—IP；文件层次（手册）—SC；首次实施年份—2020。 4.2.2 程序文件(管理文件)编号：YHHH-IPCX-xx 企业代号—YHHH；知识产权管理体系—IP；文件层次（程序文件）—CX，两位序列码—xx。 例如：YHHH-IPCX-02表示公司知识产权管理体系CX层次文件的第2个程序文件。 4.2.3 记录文件编号 YHHH-IPJL-xxx 该记录的顺序号 知识产权管理体系记录 公司代号 引用其他体系的文件和记录延用原编号不变。 4.2.4 外来文件编号 a．外来文件编号一般采用其原编号； b．没有编号的外来文件采用：YHHH-IPWL-xxxx-YYY的编号原则。 企业代号—YHHH；知识产权管理体系—IP；文件层次（外来文件）—WL，年代号—xxxx，三位序列码—YYY。 4.2.5 版本标识 采用大写英文字母 A、B、C、……作为版本标识，用数字 0、1、2、3、……9作为修改状态标识。例如：B/2 的含义为“B 版本，第2次修改”。 记录表单的设计、发放、填写及更改 记录表单由使用部门根据需要设计内容和格式，表单的审批跟随其引出的源程序文件一同进行，产品技术部对记录表单统一编码。 批准后的记录表格由产品技术部保留表格样本，产品技术部编制《记录清单》，对体系记录进行有效的控制。综合管理部对表单以电子版的形式进行发放。 记录填写时所填写数据应清楚、清晰，易于识别，归档的记录必须用钢笔或签字笔填写，不得涂改。若确因笔误等需要纠正时，应在备注栏或记录的明显处作纠正说明，并由记录人签名。 记录填写应及时、完整，不得补录，在填写时应注明日期。 记录表格不再适应实际操作需要时，按照4.6条款实施更改。 记录的保存期限详见记录清单。记录由各责任部门分别保存。 责任部门对管理体系运行记录的贮存应选择适宜的环境，防潮、防火、防尘，保存于磁性介质的记录还应注意防磁。保存的记录要保持清晰标识，易于识别，便于检索。 工作记录可查阅，但不能带出工作场所。所有工作记录的原件一律不外借，当合同要求必须外借时，须经本部门分管领导审批，并使用复印件。 形成文件信息的管理 4.4.1 形成文件信息分为“受控”和“非受控”两大类，凡与管理体系运行紧密相关的形成文件信息应为受控，由各职能主管部门按规定执行。所有受控形成文件信息必须在该文件封面的适当位置加盖表明其受控状态的印章。形成文件的信息应进行密级的划分，知识产权手册及程序文件（管理办法）属秘密级文件，形成的记录文件按照内容的不同依照《必威体育官网网址控制程序》进行密级划分，公司文件按照密级的不同实施不同的管理。 4.4.2 针对受控的形成文件信息，产品技术部负责建立《受控文件清单》，岗位现场不得使用未加盖受控印章的体系形成文件信息。 4.5 形成文件信息的编写、审核、批准、发放 4.5.1 知识产权手册由产品技