公司档案管理制度及流程.docx

案借阅审批单日期：记录编号:借阅部门总经理借阅部门经理行政人事部使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期，并与部门每月提交的档案清单核对；c) 案借阅审批单日期：记录编号:借阅部门总经理借阅部门经理行政人事部使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期 ，并与部门每月提交的档案清单核对；c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上〔一式两份〕 。四、职责行政人事部：1〕负责公司档案的集中管理和制度执行与检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2 资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记与反映本公司重要活动的剪报、照片、 公司文件档案管理制度与流程 一、目的 加强文件档案管理，规 X公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整 性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用 X围 适用于公司与各部门档案的收集、整理、分类、利用与归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门与员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1 〕负责公司档案的集中管理和制度执行与检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2 〕建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3〕收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4 〕负责公司档案的利用和销毁管理， 监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5〕提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6 〕负责组织学习和培训档案管理办法、 使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1 〕负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并与时通知行政人事部； 2〕向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3 〕负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、 标识、贮存、保管、利用、归档； 4 〕财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1 〕负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员〔兼〕爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；HTZLYD——SCHYSCJHSCZDSCHTSCYD——DSHYDSHYDSZDDSHTDSYDX;HNDS——收到公文 文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员〔兼〕 爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； HTZLYD——SCHYSCJHSCZDSCHTSCYD——DSHYDSHYDSZDDSHTDSYD X;HNDS——收到公文XZSDSD会议资料XZHYHY发展计划XZJHJH制度文件XZZDZD合同 1 〕负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1 〕各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同与文件资料进行收集，并编制 部门《文件〔合同〕管理记录目录》。 2 〕各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档 X围与移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b) 档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c) 档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当与时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件〔合同〕管理记录目录》，以便检 索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐 排放在文件／档案柜中。 d) 档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时， 必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应与时送还，如超过借阅时间， 须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案， 不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e) 档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案， 销毁时， 必须写申请销毁报告，编