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XX电缆有限公司 《质量管理体系程序文件》 文件和资料控制程序 文件编号： 共 页 第 页 第 版 第 次修改 目的 对与质量管理体系有关文件控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 适用范围 适用于企业与质量管理体系有关的文件控制。 职责 质量部负责质量管理体系文件和资料的控制与管理。 3.2 技术部负责技术性文件和资料的控制和管理 3.3 总经办负责企业管理性文件和资料的控制与管理。 3.4 档案室负责全厂归档文件和资料的控制与管理。 3.5 各使用部门负责本部门文件和资料的控制与管理。 工作程序 4.1 文件与资料的分类 4.1.1 质量手册：是企业质量行为准则和指导质量活动的纲领性文件。 4.1.2 程序文件：用于指导各质量管理体系要素中规定的某项质量活动的文件。 4.1.3 工作文件和记录表格：用于指导操作和证实质量管理体系运作的文件。 4.1.4 外来文件：指国家的规范、标准及从顾客和供方处得到的文件。 4.2 文件的编制与发布 4.2.1 质量手册由质量部编制，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件由各要素主管部门负责编制，质量部审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 产品工艺技术性文件由主管工程师编制，技术部部长审核，总工程批准发布。 4.2.4 工艺卡由车间工艺员编制，主管工程师审核，技术部部长批准。 4.2.5 管理性文件由主管部门编制，总经办审核，主管付总经理批准发布。 4.2.6质量管理体系文件经援权人批准后，除非有特殊说明，否则批准之日即为文件发布生效之日，文件的相关部门及人员必须按文件执行。 4.3 文件的执行和管理 4.3.1 文件的发放与接收 质量手册、程序文件由质量部按规定的发放范围发放。 产品工艺技术性文件由技术部按有关规定发放。 管理性文件由总经办按该文件涉及的部门发放。 外来文件由主管部门发放。 有关顾客的文件由销售部发放。 有关供方的文件由供应部发放 产品标准和国家法律、法规文件由总经办发放。 e） 文件发放部门应建立“发（收）文登记薄”，详细记录文件接收的有关信息。 f） 文件接收部门应建立统一的“文件目录”，详细记录文件接收的有关信息。 4.3.2 文件的使用 管理部门负责履行规定的指导和控制的职责和权力，确保文件有效实施，并达到预期的结果。 所有使用区域所需的各级文件必须为有效版本。 对任何需保留的失效或作废文件（包括已归档的文件），应明确盖上“逾期文件”标识，以免误用。 文件和资料控制程序 文件编号： 共 页 第 页 第 版 第 次修改 d） 对实施更换的文件，由发文部门收回旧版本，发放新文件，并及时填写“发（收）文登记薄”。 4.3.3 文件的标识 厂内使用的文件，凡盖上“受控”印章的为受控文件，无“受控”印章的为非受控文件。 凡失效或作废的文件，一律加盖“逾期文件”印章。 4.3.4 文件的评审及更改 文件在执行过程中，如发现需要更改的地方，由发现部门提出更改申请，并报归口管理部门。 每年年初，质量部、技术部及总经办应组织有关部门对企业现行的质量管理体系文件、技术文件、管理文件进行评价，从而确定所需更改的文件和所需制定的新文件。并由质量部及总经办发布当年有效文件目录。 文件评审后，应根据评审意见对文件做出必要的更改。文件更改必须填写文件更改通知单，并由授权人审批后才能发布。 文件更改通知单由发文部门发到文件接收部门，并监督其进行更改。 文件更改的审批一般由原审批人员进行，如因机构变化或人员调动，应由相关的部门及人员进行审批，但应获得必要的审批背景资料。 4.3.5 作废及失效文件的处理 作废或失效文件由发放部门负责收回，并列出销毁清单报主管部门负责人批准后交由档案室销毁。 5. 相关文件和记录 5.1 文件管理标准 5.2 质量记录控制程序 5.3 记录 发（收）文登记簿 管理标准修改通知单 工艺文件更改通知单 文件销毁清单 质量记录控制程序 文件编号： 共 页 第 页 第 版 第 次修改 目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制。确保质量记录的产生、使用和保管处于受控状态，使其能够有效地证实质量管理体系活动及其结果，并为质量管理体系的持续改进提供有效的数据资料 适用范围 适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 3. 职责 3.1 技术部负责监督、管理各部门的质量记录。 3.2 档案室负责归档质量记录的标识、分类、保存、检索和提供利用。 3.3 总经办负责批准各类质量记录的格式及质量记录的备案。 3.4 各部门资料员负责收集、整理和保管本部门的质量记录。 4