文件控制程序.pptx

公司办公室 文件控制程序 构 1 、 目的（使用有效文件） 2 、适用范围（质量管理体系） 3 、职责 4 、工作程序 5 、相关文件 6 、记录 一 、《文件控制程序》 的体系结 式 1 、 公司办公室 — — 归口管理部门 2 、两级管理 1） 公司办公室对全公司的质量管理体系文件 进行管理； 2） 各职责部门（含办公室） 、经营单位对本 单位所适用的质量管理体系文件进行管理。 二 、文件控制的管理模 三 、文件分 1 、质量管理体系文件包括： A) 质量手册 B)程序文件 C)支持性文件 D)记录 类 质量手册 程序文件 支持性文件 记录 三 、文件分 2 、 公司文件中将会有“红头文件 ”和质 量管理体系文件两种并行 文件 类 质量管理体系文件 三 、文件分 3 、质量管理体系中的外来文件 1） 例如： 函件 、批复 、相关政策 、法律 法规 2） 控制过程 公司职能部门 、经营单位收集 → 公司办公 室识别 →分管领导批准 → 公司办公室列入《外 来文件清单》 → 公司办公室发放 见下表 ↓ 类 重庆百货大楼股份有限公司 （部门/单位） 外来文件清单 CB －C －4.2.3 －03 No : 编制： 审核： 批准： 日期： 文件名称 文件编号 版本状态 备 注 序号 四 、文件的编 、 审 1 、质量手册 公司办公室编写 →管理者代表审核 →董事 长批准 2 、程序文件 公司职能部门编写 → 公司办公室复核 →分 管领导审核 →管理者代表批准 3 、支持性文件 公司职能部门编写 → 公司办公室审核 →分 管领导批准 批 四 、文件的编 、 审 批 A 公司职能部门统一编写 B 经营单位一般无权编写 ， 只有在因区域差 异的特殊情况下 ， 可作细化规定 ， 如实施意见 、 操作细则 ， 并且必须要报编写原支持性文件的公 司职能部门核准后方可生效实施。 C 职能部门核准的同时应交公司办公室备案， 由公司办公室给出编号 ， 然后将核准意见和文件 编号一并返回经营单位。 特别注意：（ 不同以往） 放 1 、 公司办公室制定《公司受控文件发放表》 ， 每次发放由管理者代表审批。 二级单位如何使用？ 五 、文件发 （部门/单位） 受控文件发放表z 文件编号 CB - C -4 . 2 . 3- 0 1 人力资源部 12 超市分公司 25 重庆百 楼股份有限公司 文件名称 五 、文件发 质管部 开发部 保卫部 百货经营分公司 单位 物管部 董事会办公室 信息部 审监部 营运部 配送中心 群工部 电器分公司 党委副书记 副总经理 单位 总会计师 总经理助理（易） 总经理 总经理助理（胡） 董事长 董事会秘书 总经理助理（杨） 办公室 财务部 管理者代表 发放数量 发放数量 编号 15 14 18 23 22 20 24 17 26 21 16 19 编号 1 2 3 10 5 8 11 6 9 7 13 4 重 百货大楼股份有限公司 （部门/单位） 受控文件发放表 文件名称 文件编号 CB - C -4 . 2 . 3- 0 1 永川商场 39 五 、文件发 单位 单位 忠县商场（丰都） 江北商场 荣昌商场 金都会商场 垫江商场 云阳商场 万州商场 黔江商场 涪陵商场 广安商场 江津商场 遵义商场 铜梁商场 长寿商场 劳保用品分公司 重百大楼 南坪商场 沙坪商场 九龙商场 渝北商场 临江商场 璧山商场 合川商场 北碚商场 发放数量 发放数量 编号 44 编号 49 31 36 46 47 42 41 48 50 45 40 51 43 34 33 28 37 30 38 27 35 32 29 2、放发放方式 A） 电子文件（待公司信息部作出相应程 序后再具体说明使用方法） B） 纸质文件 注明分发号和“受控文件 ”标志 文件编号： CB -A-2007 版式编号： 第1版 发放编号： 28 受控