年期货行业档案管理制度相关.pptx

年期货行业档案管理制度相关

汇报人：XX

2023-12-24

档案管理制度概述

档案收集与整理

档案保存与借阅

档案鉴定与销毁

电子化档案管理

监督检查与考核评估

contents

目

录

档案管理制度概述

01

期货行业档案是指在期货交易、结算、监管等环节中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案定义

根据档案的性质、内容和形成时间等因素，期货行业档案可分为交易档案、结算档案、监管档案、客户档案等。

档案分类

适用范围

本制度适用于期货公司、期货交易所、期货结算机构等期货行业相关机构。

适用对象

本制度适用于上述机构中从事档案管理工作的人员，包括档案管理员、档案利用者等。同时，相关业务部门和人员也应了解和遵守本制度的相关规定。

档案收集与整理

02

包括期货公司、期货交易所、期货监管机构等产生的各类期货业务档案。

档案收集范围

确保档案的真实性、完整性、可用性，及时收集、整理、归档。

档案收集要求

按照档案类型、年度、业务环节等进行分类整理，编制档案目录和索引。

遵循国家档案局发布的《期货业务档案管理规范》，确保档案的规范性、系统性。

整理标准

整理方法

档案遗失、损坏、篡改等。

常见问题

加强档案保管措施，如采用专用档案室、档案柜等存储设备，定期进行档案检查和备份，确保档案的安全性和完整性。同时，建立档案借阅和复制管理制度，严格控制档案的使用和传播范围，防止档案被篡改或泄露。

解决方案

档案保存与借阅

03

档案室建设

选择干燥、通风良好的场所，配备专业的档案柜和存储设备，确保档案的安全存放。

温湿度控制

档案室内应安装温湿度调节设备，保持恒定的温度和湿度，以防止档案受潮、霉变。

防火防盗措施

档案室应配备灭火器材，安装防盗门窗和监控设备，确保档案安全。

03

02

01

借阅申请

借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称和借阅期限等信息。

审批程序

借阅申请需经档案管理员审批，重要档案还需经上级主管部门批准。

借阅登记

档案管理员应对借阅的档案进行详细登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。

注意事项

借阅人应妥善保管档案，不得涂改、污损或遗失；按时归还档案，如需续借应提前办理手续。

档案鉴定与销毁

04

鉴定方法

采用直接鉴定法，对档案逐件进行审查，从档案的内容、来源、形式、读者利用情况、保存价值等方面判断其是否需要继续保存。

鉴定标准

根据档案的历史价值、科学价值、文化价值以及现实查考价值等方面进行评估。对于具有重要价值的档案，应当永久保存；对于一般价值的档案，可根据实际情况确定保存期限。

VS

经过鉴定需要销毁的档案，应当编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。按档案销毁清册所列项目进行清点核对，并确认无误后，方可销毁。

销毁要求

档案销毁应当在指定场所进行，并确保档案信息安全。销毁过程中应当做好记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。销毁完成后，应当形成档案销毁报告，并报请相关领导审批。

销毁程序

涉密档案

涉密档案在销毁前应当按照国家有关规定进行解密处理。解密后仍需要保存的档案，应当按照相关规定进行管理；不需要保存的涉密档案，应当按照必威体育官网网址要求进行销毁。

珍贵档案

对于具有特别重要历史、科学、文化价值的珍贵档案，应当采取特殊措施进行保护和管理。如需销毁珍贵档案，应当报请上级主管部门批准，并按照相关规定进行操作。

争议档案

对于存在争议的档案，应当在争议解决后再进行鉴定和销毁工作。如争议无法解决，应当报请上级主管部门协调处理。在处理过程中，应当确保档案的安全和完整。

电子化档案管理

05

随着互联网和信息技术的快速发展，电子化档案管理成为期货行业适应信息化时代的必然趋势。

信息化时代需求

提高管理效率

保障数据安全

电子化档案管理可以实现快速检索、便捷共享、高效利用，提高档案管理效率。

通过电子化手段，可以对档案数据进行加密、备份等安全措施，确保档案数据的安全性和完整性。

03

02

01

实施步骤

制定电子化档案管理方案：明确电子化档案管理的目标、原则、实施步骤等。

档案数字化处理：对纸质档案进行扫描、识别、整理等数字化处理。

建立电子化档案库：建立专门的电子化档案库，对数字化后的档案进行存储和管理。

注意事项

统一档案管理标准：在建立电子化档案库时，要统一档案管理标准，确保档案的规范性和一致性。

保证数字化质量：在数字化处理过程中，要确保扫描清晰、识别准确，避免出现数据失真或遗漏。

加强人员培训：对相关人员进行电子化档案管理培训，提高其操作技能和管理水平。

数据维护

定期备份数据：定期对电子化档案数据进行备份，以防数据丢失或损坏。

更新档案数据：随着业务的发展变化，要及时更新档案数据，确保数据的时效性和准