应用文写作函与商务信函课件.pptx

应用文写作函与商务信函课件

应用文写作函概述

商务信函概述

写作技巧与规范

商务信函写作实例分析

应用文写作函实例分析

目录

CONTENTS

应用文写作函概述

定义

应用文写作函是一种用于沟通、联系和解决问题的实用文体，通常包括书信、电子邮件、传真等形式。

特点

具有明确的目的性、规范性、时效性和专业性，要求语言简练、表达清晰、格式规范。

应用文写作函的主要目的是为了传递信息、沟通情况、解决问题或表达意愿，具有很强的实用价值。

目的

在写作过程中，应遵循明确、简洁、礼貌、专业的原则，确保信息准确、清晰地传达给读者，同时展现出尊重和诚意。

原则

为了提高写作效果，需要采用适当的称呼、开头和结尾，注意语言表达的准确性和条理性，使用通俗易懂的词汇和语句结构。

在格式上，应遵循正式的商业信函格式，包括信头、日期、收件人地址等基本信息，同时注意正确的称呼和签名方式。

规范

技巧

商务信函概述

定义

商务信函是在商务活动中，用于沟通、联系、协商或处理特定商务事宜的书信。

特点

具有明确的目的性、正式的语气、专业的表达方式、以及规范的结构和格式。

VS

包括建立业务关系、询盘与报价、订单与确认、付款与催款、投诉与处理等。

用途

主要用于维护和拓展客户关系、进行贸易协商、处理商务纠纷等。

种类

包括信头、日期、收件人地址及名称、正文、落款及签名等部分。

正文通常包括寒暄语、主题内容、结语等部分，并需注意用词得体、简洁明了。

结构

格式

写作技巧与规范

准确用词

在写作中要尽量使用专业、准确的词汇，避免使用含糊不清或歧义的词汇，确保表达清晰明确。

言简意赅

在保证表达准确的前提下，力求简洁明了，避免冗长繁琐的语句，使读者能够快速理解。

段落分明

将文章分成若干段落，每个段落的主题要明确，有助于读者理解和记忆。

要点一

要点二

连贯流畅

句子之间要有连贯性，段落之间要有逻辑性，使文章读起来流畅，不跳跃或产生歧义。

在写作中要使用礼貌、得体的用语，尊重读者，展现出自己的专业素养。

礼貌用语

在表达自己的态度和观点时，要保持热情有度，既不夸张也不冷淡，恰到好处地传达出自己的意思。

热情有度

商务信函写作实例分析

总结词

建立业务关系信函是商务活动中重要的信函之一，其主要目的是建立并发展新的或现有的业务关系。

详细描述

这类信函通常包括对公司的简单介绍、产品或服务的描述以及合作的历史和预期。在撰写这类信函时，需要注意用词礼貌、表达清晰，并尽可能地了解对方的需求和兴趣，以便提供有效的信息和建议。

总结词

询盘、报盘、还盘信函是在国际贸易中常见的交流方式，用于对产品或服务进行询问、报价和还价。

详细描述

询盘信函通常包括对产品或服务的详细询问，以及对价格、交货期和其他条件的期望。报盘信函则是对询盘的回应，提供产品或服务的详细信息、价格和交货期等。还盘信函则是在报盘基础上提出更优惠的条件或更高的价格。在这类信函中，需要明确表达自己的立场和条件，同时保持礼貌和尊重。

总结词

成交确认与合同签订信函是在达成交易后，对双方同意的条件进行确认，并签订正式的合同。

详细描述

成交确认信函通常包括对合同条款的确认、交货期和支付方式的说明等。合同签订信函则是对正式合同的签署和发送。在这类信函中，需要仔细核对合同条款，确保与双方协商一致，并遵循法律程序。

支付与结算信函是指在国际贸易中，用于处理支付和结算相关事宜的信函。

总结词

这类信函通常包括对账单的详细说明、支付方式和时间的约定以及相关费用的说明等。在撰写这类信函时，需要确保信息准确无误，遵循合适的法律程序，同时保持礼貌和尊重。

详细描述

VS

索赔与理赔信函是指在国际贸易中，当出现质量问题或违约情况时，一方要求另一方进行索赔或理赔的信函。

详细描述

索赔信函通常包括对问题的详细描述、对违约事实的确认以及对对方赔偿的期望。理赔信函则是对索赔的回应，通常包括对问题的解释、对赔偿方案的提出等。在这类信函中，需要清晰表达自己的要求和立场，同时保持礼貌和尊重，遵循合适的法律程序。

总结词

应用文写作函实例分析

详细描述

1.请示信函：通常是下级向上级请求指示或批准的信函，需要清晰说明请求的原因和目的，以及可能的解决方案。

3.决定信函：用于宣布或告知某些决定，需要明确说明决定的内容、理由和执行方案。

2.批复信函：针对请示的信函，上级给予指示或批准的回复，需要明确答复并给出具体意见或建议。

总结词：请示、批复与决定信函是组织或机构间进行沟通的重要手段，用于请求指示、批准或决定某些事项。

3.备忘录信函：用于提醒对方注意某些事项，需要明确说明备忘录的内容和目的。

2.通报信函：用于通报某一事件或情况，需要详细描述通报的内容，可能包括原因、过程和结果等。

1.通知信函：用于传达重要信息或指示，需要清晰简明地说明通知的