新能源集团公司行政管理文件管理制度 .pdf

新能源集团公司行政管理文件管理制度

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在

各项工作中的指导作用，特制订本制度。

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、

电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，

全公司各类文件由办公室归口管理。

二、公文的签收

1、凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记

签收。

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机

要号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级

机要部门，并登记差错文件的文号。

3、公文的号保管

(1)办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅

单”，并分类登记号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲

启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

(2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办

公室秘书进行登记号保管，不得个人保存。

4、公文的阅批与分转

(1)凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件

内容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应

呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避

免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送

到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次

序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

5、文件的传阅与催办

(1)传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件

带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未

传达的文件不得向外泄露内容。

(2)阅读文件应及时，当天阅完后应在下班前将文件归还办公

室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导

“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所

提要求和领导批示办理有关事宜。

(3)文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。

(4)办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接

到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备

查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘

抄，原件应及时归档周转。