采购及付款循环处理方式.pptx

汇报人:XX2023-12-30采购及付款循环处理方式

目录CONTENCT采购计划及预算编制采购订单执行与跟踪付款申请与审批流程发票核对与账务处理内部控制与风险管理持续改进与优化建议

01采购计划及预算编制

市场需求分析历史数据分析需求预测通过对市场趋势、竞争对手、客户需求等方面的调研和分析，确定采购物品的市场需求和潜在机会。通过对企业历史采购数据的挖掘和分析，了解采购物品的需求规律、价格波动等信息，为采购计划提供依据。结合市场需求分析和历史数据分析，运用统计学、机器学习等方法对采购物品的未来需求进行预测，为采购计划提供数据支持。需求分析与预测应商信息收集供应商初步筛选供应商评估供应商选择供应商选择与评估对初步筛选后的供应商进行深入评估，包括质量、价格、交货期、服务等方面，确保选择的供应商能够满足采购需求。根据采购需求、供应商信息库中的数据和经验，对潜在供应商进行初步筛选，缩小选择范围。通过公开渠道、专业展会、行业协会等途径收集潜在供应商的信息，建立供应商信息库。根据评估结果，综合考虑各方面因素，选择最合适的供应商进行合作。

采购物品清单编制采购预算编制预算审批预算调整采购预算编制及审批根据需求分析和预测结果，编制详细的采购物品清单，包括物品名称、规格型号、数量、预算价格等信息。结合采购物品清单和历史采购数据，编制采购预算，明确采购所需资金及来源。将采购预算提交给相关部门或领导进行审批，确保采购计划符合企业战略和财务规划。在采购过程中，根据实际情况对预算进行调整，确保采购活动的顺利进行。

02采购订单执行与跟踪

采购订单下达供应商确认采购订单下达及确认采购部门根据采购计划和供应商选择结果，下达采购订单给选定的供应商，明确采购物品、数量、价格、交货期等关键信息。供应商收到采购订单后，在规定时间内进行确认，确保订单内容准确无误，并明确交货期和付款方式等细节。

采购部门需实时跟踪采购订单的交货期，确保供应商按照约定时间进行交货。如遇延误，需及时了解原因并与供应商协商解决。交货期跟踪若供应商未能按时交货，采购部门需采取催货措施，如电话沟通、发送催货通知等，以确保采购物品及时到位。催货措施交货期跟踪与催货措施

质量问题处理在收货过程中，如发现采购物品存在质量问题，需立即通知供应商并协商解决方案。对于严重质量问题，需及时上报公司领导层并寻求法律支持。退货流程若采购物品存在质量问题且无法协商解决，则需启动退货流程。具体步骤包括填写退货申请、与供应商协商退货事宜、办理退货手续等。在退货过程中，需确保相关文件和证据的完整性和准确性。质量问题处理及退货流程

03付款申请与审批流程

80%80%100%付款条件设置及协商在采购合同中明确规定付款条件，包括付款方式、付款期限、发票要求等。与供应商进行充分沟通，确保双方对付款条件有清晰的理解，并达成一致意见。采购合同需经过公司内部审批流程，确保合同条款符合公司政策和法律法规要求。付款条件明确供应商协商合同审批

付款申请提交申请资料完整性审核流程付款申请提交与审核付款申请需附齐相关支持文件，如采购订单、收货单、发票等，以确保申请资料的完整性。财务部门对付款申请进行审核，包括申请资料的真实性、合规性以及是否符合合同约定等。采购部门根据采购合同的付款条件，在约定时间内向财务部门提交付款申请。

异常情况识别01在付款申请审核过程中，如发现异常情况，如发票不符、收货数量差异等，需及时识别并记录。处理措施02针对识别出的异常情况，采购部门和财务部门需共同协商，采取相应处理措施，如与供应商沟通解决、调整付款金额或拒绝付款等。变更流程03如需对原采购合同中的付款条件进行变更，需与供应商协商一致后，签订补充协议并按照新的付款条件执行。同时，公司内部需对变更情况进行记录和审批。异常情况处理及变更流程

04发票核对与账务处理

核对内容核对发票上的信息，如供应商名称、发票号码、开票日期、商品或服务描述、数量、单价、总金额等，确保与采购订单、收货单等相关文档一致。发票接收确保及时、完整地接收供应商提供的发票，包括纸质发票或电子发票。核对时限在规定的时限内完成发票核对，以确保及时入账和付款。发票接收与核对要求

账务处理流程及方法将核对无误的发票信息录入财务系统，生成应付账款凭证。对录入的凭证进行审核，确保凭证的准确性和完整性。根据审核通过的凭证进行记账处理，包括应付账款、进项税额等相关科目的处理。在月末进行结账处理，生成相关的财务报表和财务分析。录入发票信息审核凭证记账处理月末结账

在发票核对或账务处理过程中发现差异时，应及时记录并查明原因。差异发现根据差异原因进行相应的调整处理，如与供应商沟通解决发票问题、修改错误的记账凭证等。调整处理对调整后的差异进行跟进，确保问题得到妥善解决，并防止类似问题再次发生。同