医药公司药品采购管理规定.docx

医药公司药品采购管理规定

目的：为加强药品采购质量管理，规范采购工作，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品，特制定本管理规定。

范围：适用于本企业药品采购进货全过程管理。

定义：

3.1供货单位：本制度所称供货单位是指中国境内的药品生产企业或批发企业。

内容：

4.1药品购进质量控制管理

4.1.1药品购进必须审核确认供货单位资质的合法性和购进药品的合法性。采购部门不得从未经审核确认的供货单位购进药品。

4.1.2采购部门负责向供货单位索取其合法资格证明文件进行审核；对到本企业进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的验证：对供货单位开户户名、开户银行及帐号进行确认。采购人员负责填写《供货方档案表》并建立合格供应商档案。

4.1.3供货单位及其销售人员的资质审核，按公司《首营企业和首营品种审核管理规定》执行。

4.1.4对已有正常业务关系的供货单位，应注意审核确认其资质文件的有效性、是否有项目变更:如超过有效期限或有项目变更，应及时索取相关资料进行审核确认并更新供应商档案。

4.1.5从药品生产企业首次购进的药品必须经过审核确认，药品合法性未经审核确认的，不得购进。首营药品的审核，按本公司《首营企业和首营品种审核管理规定》执行。

4.1.6购进已正常经营的药品，应注意是否有包装、标签、说明书等事项的变更。如有变更事项，采购人员应及时索取相关资料，并进行质量审核确认，更新材料由质量管理部门归档保存。

4.1.7质量管理部门负责计算机管理信息系统中供货单位及购进品种基础信息的维护和控制，并按期审核、更新相关内容。

4.2采购进计划的制定

4.2采购计划的制定

4.2.1采购计划的制定原则：以市场需求为导向，按需购进、以销定进、择优采购。

4.2.2采购人员应根据历史经营状况、目前库存情况及市场需求预测，以及公司经营目标与资源配置等综合情况，制定采购计划。

4.2.3采购计划的制定应以药品质量为重要依据，进行具体品种和货源渠道的筛选。

4.2.4采购计划制定时应听取销售部门和质量管理部门的意见，注意购进药品的时效性，合理控制药品库存结构，建立购销平衡，保证供应，避免脱销。

4.2.5采购计划制定后，需要得到公司相关领导审批同意后，方能执行。

4.3药品采购合同质量管理

4.3.1购进药品应依法签订合同，签订购进合同必须明确质量条款。

4.3.2工、商间购货合同应明确：

药品质量符合国家药品标准和有关质量要求：

随货附药品出厂检验报告书

药品内外包装符合有关规定和货物运输的要求。

4.3.3商、商间购货合同应明确：

药品质量符合国家药品标准和有关质量要求：

随货附药品检验报告书复印件；

进口药品应提供符合规定的注册证或批件和进口药品检验报告书的复印件：

药品包装符合有关规定和货物运输的要求。

4.3.4通过互联网、电话等方式采购药品，不能签订书面合同时，必须与供货单位签订注明各自质量责任的质量保证协议书，协议书必须明确有效期限。

4.3.5签订购进合同应明确付款条件，付款方式、交货期限、运输方式、索赔事项等内容。

4.3.6购进药品的合同?般采用本公司的合同文本也可以采用供货单位的合同文本。

4.3.7购进合同签订人除法人代表亲自签订外，其他人员必须具有法人代表授权的委托.方能代表公司签订购进合同。

可以根据公司业务的情况按购进金额的大小分级授权：

也可以授权委托专人负责合同的签订。

4.3.8年度购进合同、预付款的购进合同签订前，采购人员应将拟签合同文本提交财务部门负责人审核并报公司总经理审批。

4.3.9购进合同签订必须加盖公司业务合同专用章后方能生效。

4.3.10购进合同一经签订即产生法律效力，双方应诚实守信、认真履约。在合同执行中如需变更，签约双方必须沟通达成一致意见，并有书面文件留存备查。

4.3.11采购部门负责购进合同的管理，建立合同档案并做好相关记录。

4.4购进药品的记录与凭证管理

4.4.1购进药品必须具有合法票据。购进药品时，应要求供货单位开具合法票据，井对其开具的发票合法性进行审核，对发票填写的单位名称、药品名称、剂型、规格、数量、单价、金额等项目的准确性进行复核，并要做到票、帐、货相符。

4.4.2购进药品的票据应按规定妥善保存备查，购进发票由采购人员负责索取、登记，交财务部门存档备查，除发票以外的随货同行票据由验收人员留存备查。

4.4.3药品购进必须按规定做好药品购进记录。

（1） 药品购进记录必须注明：药品的通用名称、剂型、规格、批号、有效期、生产日期、生产厂家、供货单位、购进数量、购进价格、购货日期等项内容。

（2） 药品购进记录要做到真实、完整、可靠、准确，采购人员负责对计算机管理信息系统自动生成的进货日志进行分类备份并做好药品购进记录的管理和存档