采购系统基本知识培训.pptx

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2023-12-29

采购系统基本知识培训

目录

采购系统概述

采购系统核心要素

采购系统运作流程

采购系统关键技能

采购系统常见问题及解决方案

采购系统未来发展趋势

采购系统概述

采购系统是企业用于管理采购流程的一套软件系统，旨在提高采购效率、降低采购成本并优化供应商管理。

采购系统定义

包括采购需求管理、供应商管理、采购订单管理、采购合同管理、采购收货管理、采购付款管理等。

采购系统功能

通过自动化和标准化采购流程，减少人工干预和错误，提高采购效率。

提高采购效率

降低采购成本

优化供应商管理

通过集中采购、竞争性谈判和长期合同等方式降低采购成本。

建立供应商评估体系，对供应商进行全面管理和优化，确保采购质量。

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电子化采购系统

随着互联网技术的发展，电子化采购系统逐渐兴起，实现了采购流程的在线化和自动化。

传统采购方式

早期的企业采购主要依赖人工操作，包括电话、传真、邮件等方式进行询价、报价和订单确认等。

智能化采购系统

近年来，随着人工智能、大数据等技术的不断发展，智能化采购系统开始崭露头角，通过数据分析和预测，为企业提供更加精准的采购决策支持。

采购系统核心要素

准确识别企业内部的采购需求，包括原材料、设备、服务等。

需求识别

对采购需求进行合理性、必要性和可行性评估。

需求评估

根据评估结果，制定详细的采购计划和时间表。

需求计划

根据采购需求和供应商评估结果，创建采购订单。

订单创建

实时跟踪采购订单的状态，确保供应商按时交货。

订单跟踪

对采购订单进行必要的变更管理，如修改交货期、数量等。

订单变更管理

根据采购订单和谈判结果，起草采购合同。

合同起草

对采购合同进行内部审批，确保合同条款的合法性和合理性。

合同审批

监督供应商按照合同约定履行义务，确保采购活动的顺利进行。

合同执行与监控

结算方式选择

根据采购合同和实际情况，选择合适的结算方式，如货到付款、预付款等。

采购系统运作流程

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采购计划编制

结合采购预算和企业实际情况，编制采购计划，包括采购时间、采购方式、采购流程等。

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需求分析

根据企业生产经营计划、库存状况、市场动态等因素，对采购物品的需求进行分析和预测。

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采购预算

根据需求分析结果，制定采购预算，明确采购物品的种类、数量、价格等。

通过多种渠道收集供应商信息，如企业资质、产品质量、服务水平、价格等。

供应商信息收集

根据采购需求和供应商信息，对供应商进行初步筛选，缩小选择范围。

供应商初步筛选

对初步筛选后的供应商进行深入评估，包括现场考察、样品测试、商务谈判等，确保选定的供应商符合采购要求。

供应商评估

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与选定的供应商进行谈判，就采购物品的价格、质量、交货期等关键条款达成共识。

采购谈判

根据谈判结果，编制采购合同，明确双方的权利和义务，合同需经过企业内部审核。

合同编制与审核

审核通过后，与供应商正式签订合同，确立采购关系。

合同签订

采购系统关键技能

市场趋势分析

分析竞争对手的采购策略、供应商选择等，以制定有针对性的采购计划。

竞争态势分析

需求预测

根据历史数据和市场信息，预测未来需求，为采购计划和库存管理提供依据。

了解市场动态，掌握市场发展趋势，为采购决策提供依据。

对潜在供应商进行调查，了解其生产能力、质量水平、信誉等。

供应商调查

建立评估标准，对供应商进行综合评价，选择优质供应商。

供应商评估

建立和维护与供应商的良好关系，确保采购活动的顺利进行。

供应商关系管理

谈判准备

了解谈判对手，制定谈判目标和策略，准备谈判资料。

谈判技巧

掌握倾听、表达、观察、引导等谈判技巧，以达成有利协议。

合同签订

根据谈判结果，签订采购合同，明确双方权利和义务。

合同履行

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监督供应商按照合同约定履行义务，确保采购活动的顺利进行。

合同变更管理

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对合同变更进行及时、妥善处理，避免产生纠纷。

风险识别与应对

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识别采购过程中的各种风险，制定应对措施，降低风险损失。

收集采购过程中的相关数据，进行整理和分析。

数据收集与整理

利用图表、图像等方式将数据可视化，提高数据解读效率。

数据可视化

根据数据分析结果，为采购决策提供有力支持，提高采购效益。

决策支持

采购系统常见问题及解决方案

问题描述

选择了不合适的供应商，导致采购物品质量不稳定、交货不及时等问题。

解决方案

建立供应商评估机制，对供应商的信誉、质量、价格、交货期等进行全面评估；加强供应商管理，对供应商进行定期考核和分类管理，及时淘汰不合格供应商。

采购价格高于市场价或预算，导致采购成本增加。

建立采购价格审核机制，对采购价格进行合理性分析；加强市场调研，了解市场行情和价格趋势，制定合理的采购预算和价格策略。

解决方案

问题描述

问题描述

采购周期过长，导致生产或