某百货公司行政办公管理规定.pptx

某百货公司行政办公管理规定汇报人：XX2024-01-12行政办公管理概述行政办公组织结构与职责日常事务管理流程及规范资产管理及采购流程优化方案员工行为规范与纪律要求环境安全与卫生管理策略部署总结回顾与未来发展规划01行政办公管理概述目的和意义提高办公效率通过规范行政办公流程，减少不必要的工作环节，提高整体办公效率。优化资源配置合理配置行政资源，确保各项工作的顺利进行，同时降低公司运营成本。提升企业形象规范的行政办公管理有助于展现公司的专业形象，提高客户对公司的信任度。适用范围和对象适用范围本规定适用于公司内所有行政部门及相关人员。适用对象包括行政人员、文秘、前台接待、后勤管理等岗位员工。管理原则与方针精简高效原则服务至上原则简化办公流程，提高工作效率，减少不必要的浪费。以员工和客户的需求为导向，提供优质的行政服务。公平公正原则持续改进原则在行政管理中坚持公平公正，确保各项决策的合理性和透明度。不断完善行政办公管理制度，适应公司发展的需要，提升管理水平。02行政办公组织结构与职责组织结构设置及人员配置行政部门财务部门设行政经理一名，负责行政工作的具体执行和协调。设财务经理一名，负责公司财务管理工作。总经理办公室人事部门其他部门设总经理一名，负责全面领导和管理公司行政工作。设人事经理一名，负责公司人力资源管理工作。根据实际需要设立相关部门，并配置相应人员。各部门/岗位职责描述行政经理职责协助总经理处理日常事务，管理公司文档、会议、接待等工作，协调各部门之间的关系等。总经理职责制定公司发展战略和年度工作计划，领导公司日常经营管理工作，决策公司重大事项等。02人事经理职责负责公司招聘、培训、绩效、薪酬等人力资源管理工作，建立和维护良好的员工关系。0301其他部门职责根据部门职责设立相应岗位，明确各岗位职责和工作标准。0504财务经理职责负责公司财务预算、核算、分析、报告等工作，确保公司财务状况良好。协作与沟通机制建立信息共享平台定期会议制度公司设立定期会议制度，包括总经理办公会、中层干部会、部门例会等，以确保各级管理人员之间的充分沟通和协作。公司建立信息共享平台，如企业内部网站、电子邮件系统等，以便各部门之间及时传递信息和数据。跨部门协作流程员工沟通渠道公司制定跨部门协作流程，明确协作事项的申请、审批、执行和反馈等环节，以确保协作顺畅进行。公司设立员工沟通渠道，如员工意见箱、员工座谈会等，以收集员工意见和建议，促进员工参与和管理改进。03日常事务管理流程及规范文件传递、审批与存档要求文件传递文件存档所有重要文件需通过公司内部邮件系统或专用文件传递渠道进行传递，确保文件传递的安全性和可追溯性。审批通过的文件需及时归档，按照公司规定的文件分类和存档要求进行整理，以便日后查阅。文件审批各级管理人员需在规定时间内对文件进行审批，并留下审批意见。如遇特殊情况，需及时向上级汇报并说明原因。会议安排、记录与纪要整理方法会议安排会议组织者需提前发出会议通知，明确会议主题、时间、地点和参会人员。参会人员需在规定时间内回复确认，以确保会议的顺利进行。会议记录会议过程中，需指定专人负责记录会议内容，包括发言要点、讨论结果和决议事项等。会议记录需真实、准确、完整。纪要整理会议结束后，会议记录人员需在规定时间内整理出会议纪要，并经主持人审核后发布。会议纪要需包含会议主要内容和决议事项，以便参会人员回顾和遵循。接待来访者流程及礼仪标准接待流程来访者到达公司后，需在前台登记个人信息及来访目的。接待人员需核实来访者身份及事由，并安排相应人员接待。如遇特殊情况，需及时向上级汇报并妥善处理。礼仪标准接待人员需保持良好的职业形象，热情、礼貌地接待来访者。在接待过程中，需注意言行举止，尊重来访者的文化和习惯。同时，需保守公司机密，不得随意透露敏感信息。04资产管理及采购流程优化方案固定资产盘点、报废及处置程序固定资产盘点报废申请与审批处置程序定期对公司的固定资产进行全面盘点，确保资产账实相符，及时发现并解决资产流失或闲置问题。对于损坏严重、无法修复或无使用价值的固定资产，需提出报废申请，经过审批后进行报废处理。对于报废的固定资产，按照公司规定进行公开拍卖、转让或回收处理，确保资产处置的合法性和效益性。办公用品采购计划制定和执行情况回顾采购计划制定01根据各部门办公用品需求和库存情况，制定合理的采购计划，明确采购品种、数量、预算和时间安排。0203采购执行采购回顾按照采购计划进行采购，确保采购物品的质量、价格和交货期符合公司要求。定期对办公用品采购计划的执行情况进行回顾，分析采购过程中的问题和不足，提出改进措施。节约开支，提高资源利用效率举措节约用电节约用水减少纸张使用合理配置资源推广使用节能灯具和电器设备，合理安排用电时间，减少不必要的浪费。加强用水管理，减少用水浪费，