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背景需求
⽣活中在分发成绩单、帖、各种证书时,往往要根据excel⾥⾯的数据根据固定的word格式填⼊固定的内容,然后再将⽣成的word⽂档分发给
对应的⼈。
邮邮件件合合并并功功能能
邮件合并功能:通俗点讲,就是根据excel表内容按照word给定的模板录⼊数据,然后批量⽣成对应的word⽂档。
使⽤⽅法:
1、打开已经编辑好的word模板,然后切换到邮件⼯具栏,再点击”选择收件⼈“⼀栏,在弹出的下拉菜单⾥选择”使⽤现有列表“。
2、此时弹出选择数据源对话框中按照⾃⼰的存储路径选择⾃⼰的excel⽂件,点击打开按钮,在随后弹出的对话框中选择sheet1表即可,如下
图所⽰。
3、选择“视图”-“⼤纲视图”,将⽂章的标题设置为“1级”,如图。
4、匹配数据,选择要录⼊数据的区域,并把光标放到该区域,然后点击”插⼊合并域“,在下拉列表中选择对应的字段。如xx同学这⾥,就
要选择“姓名”字段;语⽂成绩则选择“语⽂”字段,如图。
然后在弹出的对话框中选择全部,点击确定即可,如图,这时word便开始⽣成⽂档,如果数据很⼤,需要等待⼀段时间。
这个时候⽣成的word⽂档包含了所有⼈的成绩单,直接保存即可。
6、如果需要把每个⼈的成绩单都保存成单独的⽂件,可以继续点击⼤纲视图,按“Ctrl+A”将所有内容全部选中,点击“显⽰⽂档”-“创
建”,如图。
然后再点击保存,重命名为“总表”,这样就为所有同学⽣成了单独的word成绩单⽂档。
⼩结⼀下:
1、邮件⼯具栏-”选择收件⼈“-”使⽤现有列表“。
2、导⼊数据excel⽂件;
3、“视图”-“⼤纲视图”,将⽂章的标题设置为“1级”;
4、匹配数据,选择要录⼊数据的区域,点击”插⼊合并域“,在下拉列表中选择对应的字段。
5、点击”完成并合并“,在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个⽂档“,确定,保存。
如果需要把每个⼈的成绩单都保存成单独的⽂件,点击⼤纲视图,按“Ctrl+A”将所有内容全部选中,点击“显⽰⽂档”-“创建”,再点击保
存,重命名为“总表”。
挺简单的,你也可以动⼿试试!
欢迎交流!
微信公众号:永恒君的百宝箱
个⼈博客:www.yhj
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