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采购需求管理附件2采购需求_PR_PO操作说明汇报人：AA2024-01-31

采购需求管理概述PR操作说明PO操作说明采购需求执行与监控供应商管理与评价系统功能介绍与优化建议目录CONTENT

采购需求管理概述01

采购需求定义采购需求是指企业在生产经营过程中，为了满足生产、经营、管理等方面的需要，向外部供应商购买商品或服务的具体要求。采购需求的重要性采购需求是企业采购活动的起点，直接影响到采购计划的制定、采购合同的签订以及后续的供应商管理和采购成本控制。明确、合理的采购需求有助于企业提高采购效率，降低采购成本，确保采购的商品或服务符合企业的实际需求。采购需求定义与重要性

需求评审与确认组织相关部门对收集到的采购需求进行评审，确认需求的合理性、可行性和准确性。需求跟踪与变更管理在采购过程中，对采购需求的执行情况进行跟踪，如有变更需求，及时进行调整和管理。需求分配与下达根据评审结果，将采购需求分配给相应的采购人员，并下达采购任务。需求收集与整理通过市场调研、业务需求收集等途径，汇总各部门的采购需求，并进行分类整理。采购需求管理流程

关键角色与职责划分需求提出部门负责提出采购需求，明确需求的具体内容、数量、质量要求等，并参与需求的评审和确认工作。采购部门负责接收并整理采购需求，组织需求评审，下达采购任务，跟踪采购进度，确保采购需求的及时满足。财务部门负责审核采购预算和采购价格，控制采购成本，确保采购活动的经济效益。供应商负责根据采购需求提供相应的商品或服务，保证商品或服务的质量和交货期满足采购方的要求。

PR操作说明02

用户登录系统后，在采购需求管理模块中点击“创建PR”，按照页面提示填写相关信息后提交。PR提交后，将按照设定的审批流程进行审批。通常包括申请人提交、部门审批、采购部门审批等环节。具体流程可根据企业实际情况进行配置。PR创建及审批流程审批流程PR创建

填写申请人的姓名或工号，确保申请人身份准确。申请人申请部门采购物品信息需求日期填写申请人所在部门的名称，便于后续审批流程的进行。包括物品名称、规格型号、数量、单价等关键信息，应准确填写，以便采购部门了解具体需求。填写需求的日期，以便采购部门安排采购计划。关键字段填写规范

支持上传与采购需求相关的文档，如技术规格书、图纸等。附件类型上传要求附件使用附件应清晰、完整，且大小不超过系统规定的限制。上传后，申请人可在PR详情页查看已上传的附件。在审批过程中，审批人可查看并下载附件进行参考。采购部门在生成PO时，也可关联相关附件。附件上传及要求

ABCDPR无法提交检查是否已填写所有必填字段，以及是否符合提交条件。如仍无法提交，请联系系统管理员处理。附件上传失败检查附件类型、大小是否符合要求，以及网络是否正常。如仍无法上传，请联系系统管理员处理。采购物品信息错误如已提交错误的采购物品信息，请及时联系采购部门进行修改或撤销PR重新提交。审批流程停滞查看当前审批环节及审批人，如有疑问可联系相关审批人或采购部门协调处理。常见问题及解决方案

PO操作说明03

审批流程PO生成后需按照公司规定的审批流程进行审批，包括采购经理、财务等相关人员审批。PO分发审批通过后，PO将自动分发给供应商，采购员需确保供应商及时接收并确认PO。PO生成采购员在系统中根据已审批的采购需求创建PO，确保PO内容与采购需求一致。PO生成及审批流程

供应商信息填写供应商名称、地址、联系人、电话等准确信息，确保供应商能准确接收PO。商品信息详细填写商品名称、规格、数量、单价等信息，确保供应商了解采购需求。交货日期和地点明确填写期望的交货日期和地点，以便供应商安排生产和物流。付款条款清晰说明付款方式、付款期限等条款，确保供应商了解结算方式。关键字段填写规范

03异常情况处理如遇供应商无法按时交货等异常情况，采购员需及时与供应商沟通协商解决方案。01PO确认供应商收到PO后，采购员需及时与供应商沟通确认PO内容，确保双方理解一致。02交货安排与供应商协商确定具体的交货时间、地点和方式，确保采购计划顺利执行。与供应商沟通确认环节

PO内容错误供应商交货延迟商品质量问题付款问题常见问题及解决方案如供应商无法按时交货，采购员需与供应商沟通了解原因，并协商确定新的交货时间或寻求其他解决方案。如收到商品存在质量问题，采购员需及时与供应商沟通协商退换货等处理方案。如遇付款问题，采购员需与财务和供应商沟通协商解决方案，确保采购款项及时支付。如发现PO内容有误，采购员应立即通知供应商并重新生成正确的PO。

采购需求执行与监控04

业务部门根据实际需求，在系统中提交采购需求，并明确采购物品、数量、规格、预算等信息。提交采购需求采购部门对收到的物品进行验收，核实物品数量、质量等信息无误后，办理入库手续。验收与入库采购部门对业务部门提交的