会展成本预算.xlsVIP

一、年度展会举办运营预算一览表

一、常规费用

序号 项目 单价 预计总费用（元） 备注

1 场地费 20元/㎡（可优惠至19元/㎡) 1235000 以租赁13000㎡，展期5天计

2 标准摊位费 650元/个 422500 650个标准展位

3 电检、消检 5000 10000

4 保安人员费用 260元/天， 91000 70人，5天

5 消防一车4人 300元/消防人员/天 6000 4个消防员，消防车价格

6 安检人员费用 300元/天 15000 10人5天

7 安检设备租赁费 15000元/台 15000

8 服务费、运作费 100000 100000

9 加班费

10 其他：车位费 0 0

总计 1894500

二、组织费用

1 人工费用 市场价 600000 搭建10人组，管理、策划、招商核心3人

2 办公场地费用 20000

3 网站制作费用 10000 10000

4 招商费用 20000 20000

5 宣传推广费用 10000 10000 线上线下多种渠道推广

6 现场布置与制作 50000 50000 地毯、彩球、拱门等氛围营造

7 论坛组织与发布 10000 100000

8 媒介邀约 50000 50000

9 其他

总计 860000

二、XX展会项目实施计划与排期

分段时期 序号 工作内容 工作细节 时间节点 备注

前期 一 战略确认 1.主题确定（确定大展、小展） 9月中旬 初定2个展会：老年展及收纳展

2.与展馆合作协议确认，场地使用各项硬件、软件条件确认 9月中旬

3.展会策划初稿：展会亮点，活动内容，展会流程，论坛策划等 9月下旬 策划主管到位

4.市场调研评估：预计商家数量、类型、活动内容调整 9月底

5.拟定展会时间、地点 10月初

二 办公 1.公司成立：收购壳公司或资产公司变更 9月底

2.股权确认：合伙人确认 9月中旬

3.场地：展览馆 9月中旬

4.办公硬件：电脑、电话、打印机、传真机等 9月中旬

5.员工：先招聘策划主管、再招聘招商主管及招商专员 9-10月

6.网站搭建：需求描述，网站功能策划，外包20天 9-10月

中期 三 招商 1.市场跟进调研，制作并印发邀请函 10月初

2.调整策划案正式招商：确定参展商参展费用，设定参展商类别及参展商数量，确定标展、特展数量及参展费用 10月初

3.制作招商手册，邀请函设计 10月初

4.主办单位及媒体沟通接洽 9月底

5.信息发布：网站报名页面、论坛帖发布；相关媒介发布 10月初

6.分批按期收取参展费 9月-展前

四 审批 1.合作协议上报审批 10月

2.主管部门备案：治安消防工商备案，材料填写等 10月

后期 五 场地及搭建 1.最后确认场地使用各项条件和配备 展前2周

2.确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等） 展前2周

3.商家进场布展，设置现场咨询 展前1天

六 开展准备 1.确定赞助商，签署赞助商合同（礼品赞助商，奖品赞助商会员手册封面赞助商等） 展前3周

2.场地宣传物品设计（确定场地宣传物品名录、设计宣传品） 展前3周

3.物品准备：奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等等） 展前1周

4.召开展前备战会：工作安排、细节要求、着装要求 展期1周

活动当天 七 现场协调 1.场外引导：例如地铁口、场馆入口处安排工作人员举牌指引 展期中

2.会员签到：负责指引会员签到，并引导参与系列活动

3.资料发放：赞助商宣传单及相关资料装入拎袋统一发放

4.总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场

5.参展商协调：负责商家各项事宜并调解、跟进当天活动效果、流量、成交量等数据

6.现场咨询：设置咨询点

7.现场播报：现场报道，欢迎词、通知、奖品提示与现场气氛烘托

8.现场工作观察、拍照，发现问题与亮点

八 论坛组织 1.论坛前通知与确认 展期中

2.现场布置与物品准备

3.论坛主持，按既定策划实施

活动后期 九 活动清场 1.参展商清场：跟进商家撤展 展期结束

2.后续服务：恢复现场

十 总结推广 1.资料收集：整理统计全场所有资料 展后一月

2.统计分析：整理会员信息（签到信息、报名信息、参展成交信息）

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