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档案归档整理流程

档案归档整理流程

一、收集

档案管理的第一步是收集工作。为了确保档案归档齐全、

完整并能有效利用，收集工作分为文件判断和确定期限两个步

骤。文件判断是指确定现有文件的归档范围，需要与各单位进

行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。确定

期限是根据文件的使用频率和重要程度等因素，划分对应的保

管期限，并根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在

年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。

二、分类

根据归档文件范围和保管期限表，对收集到的文件进行细

致的分类划分。

三、编制页码

编制页码时要注意不漏页、不重页。案卷封面、卷内目录、

备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，

遇到正反双面时，在反页左上角标出。

四、装订

使用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。

五、排序

对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。

六、档号标识

对排列好的文件依次标出档号，做到不重复、不断号，保

持档案编号的自然连续性。

七、著录

著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的

过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。

八、装盒

即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，

对于案卷（盒子）进行编号。案卷除包含排列好的文件外还应

包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对

于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容、日常使用、变更

情况、组卷时间、组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，

备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。

九、打印目录

包括卷内文件目录和案卷目录，按照文件的保管期限进行

区分汇总。

十、编制检索工具

对准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日

常利用。

以上是档案归档整理的具体流程。

1.清晰、准确的记录是非常重要的，因此必须确保件号不

重复，同时录入的内容要尽可能详细和准确。为了保证记录的

准确性，可以使用电脑进行著录。

2.在装盒排架时，需要根据不同的保管期限和机构进行分

类，避免将不同机构的文件装入同一盒中。此外，打印目录也

需要根据不同的机构进行分类。

3.归档文件目录应该一式两份，按件号顺序分别保管，并

编制检索工具，方便查找。同时，需要编写归档说明并装订成

档案目录。

4.目录封面和背脊上的项目必须填写完整，以便快速准确

地查找文件。

5.最后，感谢您的下载，但请注意，这些资料仅供参考。

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