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会议接待总方案

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一、会议接待流程

会议的成功召开，关键在于会议接待环节。必须安排好会议接待人员、会议接待场所及会议接待所需物品。

?(一)、会前工作：

?1、与会议主办方洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

??3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。4、与会议主办方确认会议接待方案。

??5、与会议主办方签订会议接待标准合同。?6、确认会议主办方预付会议订金事宜。

??7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

??8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

??(二)、会中工作：

??1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

????(三)、会后工作：

???1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

??3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作。

?二、会议接待礼仪

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。?

?(一)、会议的筹备工作。

1、根据会议规模，确定接待规格。找北旅行社接待规格分二种：标准、豪华。

2、发放会议通知和会议日程。?会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。?

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。?

3、选择会场。?选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：?

第一：大小要适中。?第二：地点要合理。?第三：附属设施要齐全。?第四：要有停车场。

4、会场的布置。?

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。?一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。?坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：?

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。?

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。?

③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。?

5、准备会议资料。?

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。?

(二)、会议前的接待礼仪。

一是会前检查。?这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。?二是提前进入接待岗位。?接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。?

1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。?

2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。?

3、接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。?

(三)、会议中的服务礼仪?

会议进行中的服务要做到稳重、大方