学术会议的组织程序及筹备细节.docx

学术会议的组织程序及

筹备细节

文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）

学 术 会 议 的 组 织 程 序 及 筹 备 细 节我从1998年参与全国中西医结合肝病学术会议和全国中医肝胆

病学术会议的筹备工作，至今已十年有余，对于会议的会前准备、会

场组织及会后安排等有一些体会，在此简要介绍以方便于后来者。一、会前准备

拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等

（常常由总会在前一年11月份前后征求各分会意见确定），确定特邀嘉宾（含专题讲座专家）和赞助商；②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容（如委员会议、换届选举会议等）；③排出会议作息时间及注意事项；④做出会议经费预算和筹资方案；⑤成立会务组，明确会务分工。

发出会议通知：①会议征稿(各委员、委员单位、杂志社)；②第一轮通知（告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等）；③正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。

准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单；②编辑出版论文集（包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等；③确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿；④编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；⑤准备会议纪要和通讯录。

准备会议标识：①代表证；②会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；③参展商的展览布置（宣传标语、广告牌、充气拱门等）；④壁报。

安排会议生活：①预定交通工具；②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场；③联系安排参观、访问、旅游活动；④确定财务、接待、保卫人员；⑤安排茶歇和娱乐活动。

选定布置会场：①排定会议座次；②布置环境；③检查并配置电化设备；④展台安排。

二、会议接待

会议报到：①接站；②填写报到单；③分发会议材料，

安排住宿；④收取代表费用；⑤通知有关事项。

会场组织：①检查会议设备；②接待嘉宾；③保证会议主持人、发言人到位；④调动与会者提问和讨论；⑤会议记录；⑥评选优秀论文或优秀壁报。

会议生活服务：①及时定购代表回程票；②印刷并分发会议代表通讯录；③检查住房设施；④征求膳食意见；⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。

三、会后安排

整理会议文件：①整理会议记录；②形成会议决定（简报、纪要）；③写总结向上级汇报情况或发布；④将会议材料分类、立卷、归档；⑤向总会和情报信息单位提交论文集。

送别会议代表：①分发回程票；②结清会议费用；③根据返程时间安排车辆；④发放会议学分、照片和通讯录。

会后工作：①结算会议开支费用；②归还会议所借物

品。

召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议水平和质量的基本保障。学术论文的征集通知应至少在开会前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在12个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例，以及开会时间、地点等内容，以便投稿和确定参会否。同时还要根据会议需要，选定一些专家或学者进行专题讲座。?

学术会议的主体是与会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小（因为会议频繁），参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者，也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会，尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区，往往开幕式人数不少，闭幕式则寥寥无几，成为典型的虎头蛇尾。

学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主

题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主题，对会上所作的大会报告和宣读的主要论文，要围绕重点议题认真组织评议，通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针，倡导学术民主，提倡各种不同学术观点的碰撞，对与会者应一视同仁，努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才，参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才，并向有关部门进行举荐，使优秀人才更好地成长。学术会议期间，除进行学术讨论外，还要根据情况，组织专家针对科学发展问题（如诊疗规范、共识等）提出意见和建议。在会议的形式上，也要力求多样化，要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会