2024大型活动标准化执行手册.pptx

ManualForLargeEvents大型活动标准化执行手册大型活动标准化执行手册（精编）目录01、手册说明MANUALDESCRIPTION02、活动环节一：信息沟通ACTIVITYLINK1:INFORMATIONCOMMUNICATION03、活动环节二：方案制定ACTIVITYLINK2:PLANFORMULATION04、活动环节三：开会分工ACTIVITYLINK3:DIVISIONOFLABOR05、活动环节四：活动筹备ACTIVITYLINK4:EVENTCOORDINATION06、活动环节五：全体排练ACTIVITYLINK5:REHEARSAL07、活动环节六：现场执行ACTIVITYLINK6:SITEEXECUTION08、活动环节七：会后跟进ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHEMEETING09、工作人员礼仪STAFFETIQUETTE手 册 说 明本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。人员分工项目接洽策划方案项目统筹物料准备现场流程项目规划流程项目接洽流程物料申请审核流程经费申请付款采购活 宣动 传策 策划 划预算项目执行执行管控流程开拓整合资源规范专业执行构建完善模式资料收集反馈给客户并保存归档现场图片及录像执行总结客户评价执行人员评估朋友圈发文/微信公众号推文/抖音/快手/小红书同步推广项目宣传推广成本清单反馈项目前期职责构架前期商务部项 目 管 理 流 程项目负责人项目接洽流程项 项 项目 目 目进 需 周度 求 汇表 表 报项目执行人文案策划设计项目立项创 项 创 视意 目 意 频文 文 方 /案 案 案 图片/音乐预估成本清单平面3D预算效 报果 价图场场平地地面尺规图寸划图图尺寸图项目前期接洽流程工作流程准备工作主要工作要求内容说明，洽谈重点业务部执行配合1.初步接触·提前提供客户需求表·对方企业官网，宣传ppt，微信公众号及相关资料·了解其公司企业文化，企业背景、规模、相关产品及产品卖点等·本公司自有优势资源，活动经验，案例讲解·了解项目规模，场地及其可操作性·了解合作方关键人物，组织机构，合作意向，资金条件·了解对方初步想法和建议勘察场地拍摄场地实景图测量场地使用面积绘制场地规划图2.细节洽谈·公司案例展示PPT文档（辅以项目宣传视频/图文链接等，可多维度展示公司实力）·项目初步策划案构架（包括：活动主题方向，活动形式，主要内容建议；执行流程安排，大体预算等）·预约项目汇报时间及地点（根据项目大小，预留一周时间进行项目策划）·讨论策划案，获取客户对项目的具体要求及意见·获知项目的着重点及难点·客户倾向性物料造价预算成本预测工程预测·根据客户要求进行开展创意的策划案3.项目汇报·检查策划执行方案，宣传方案，预算明细·准备汇报手提电脑，方案PPT文档（备用辅助展示方案其他视频资料等）·方案打印，盖章装订成册（投标使用）·项目汇报·合同条款认定物料材质讲解施工安全解答供应商调度·汇报流程安排：主讲人，答疑人项目前期执行配合细则工作内容注意事项业务部（设计部及执行）场地勘察了解可使用区域/规划活动动线/场地方限制/卸货通道设计师，项目负责人，项目执行人拍摄场地图外场通道（局部及全景）/舞台（局部及全景，注意现场条件限制情况）/内场全厅设计师，项目执行人测量面积实际场地面积/长宽高搭建区域面积/局部物料摆放位置不可用区域/预留通道设计师，项目执行人注：所有勘察结果形成文件形式存档，现场图片整理归档（文件名：场地地址/使用厅）；外内场地尺寸形成电子版文件归档（标注实际场地尺寸及使用面积尺寸）创意方案（头脑风暴）形成方案确认推进周报项目推进策划阶段任务分工参与部门讨论重点会后工作任务分工?项目背景，需求?是否值得继续跟进?撰写初步策划案初次策划会议业务