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备品配件、非标设备采购管理规定

1.引言

备品配件和非标设备的采购是企业日常运营中不可或缺的

环节。为了确保采购过程的规范、透明和高效，制定本管理规

定，以指导公司采购人员在备品配件、非标设备采购中的决策

和操作。

2.适用范围

本管理规定适用于公司内所有部门和员工在备品配件、非

标设备采购过程中的相关工作。

3.采购流程

3.1采购需求确认-部门负责人或使用单位提出备品配件、

非标设备的采购需求，并填写采购申请表。-采购申请表需

包含如下信息：-采购物品的名称、型号、规格；-需求数

量及使用期限；-预算金额；-提交人及提交日期。

3.2采购方案制定-采购人员收到采购申请后，根据申请

内容进行市场调研，获取相关供应商的信息和报价。-采购

人员进行供应商的综合评估，包括但不限于供应商的信誉度、

产品质量、售后服务等方面。-制定采购方案，包括供应商

选择、报价分析、采购合同起草等。

3.3采购执行-采购人员与选定供应商进行协商、谈判，

确保购买的备品配件、非标设备符合需求，并达成采购合同。

-采购合同中应明确以下内容：-采购物品的名称、型号、

规格；-价格、数量及交付日期；-售后服务和质量保证；

-合同签订人及签订日期。

3.4采购验收-采购人员在收到采购物品后，进行外观检

查和数量确认。-如发现问题或不符合要求的情况，必须及

时与供应商联系，提出退换货或修理要求。-若采购物品符

合要求，则进行内部验收，由相关部门负责人签字确认。

4.采购审批

4.1预算审批-部门负责人在提出采购申请前，需向上级

领导递交预算申请。-上级领导评估预算申请，并进行批准

或调整。

4.2采购合同审批-采购合同需经过公司法务部门审批，

确保合同的法律合规性。-法务部门对合同内容进行审核，

并提出合规意见。

4.3高额采购审批-对于高额采购，在采购方案制定阶段，

需提交给企业高层管理层进行审批。-高层管理层根据采购

物品的价值、重要性等因素，决定是否批准采购。

5.供应商管理

5.1供应商库建立-采购人员将经过评估的供应商信息录

入供应商库。-供应商库需包含如下信息：-供应商名称、

地址、联系人及联系方式；-供应商的信誉评级；-供应商

的产品范围及能力。

5.2供应商绩效评估-定期对供应商进行绩效评估，以评

估其在过去一段时间内的表现。-绩效评估内容包括但不限

于交货准时率、质量问题处理及响应速度、售后服务等。

5.3供应商管理制度的建立-制定供应商管理制度，明确

供应商合作的要求和流程。-供应商管理制度中应包含以下

内容：-供应商选择的标准和程序；-供应商审查和考核的

依据和方法；-供应商的退出机制和处理程序。

6.采购记录和报表

6.1采购记录-采购人员需对每一次采购活动进行记录，

包括但不限于采购需求、采购决策、供应商选择、合同签订和

验收情况等。-采购记录应包含如下信息：-采购物品的基

本信息；-采购过程中的重要决策和问题处理；-采购的价

格及交易条款；-整个采购过程的时间节点。

6.2采购报表-采购人员根据采购记录制作采购报表，用

于内部管理和决策参考。-采购报表内容包括但不限于采购

金额、供应商情况、采购周期等。

7.违约处理

7.1采购方违约-如供应商在合同规定的时间内未能按合

同约定提供备品配件或非标设备，采购方可要求供应商承担相

应的违约责任，包括赔偿损失等。

7.2供应商违约-如采购方未能按合同约定支付费用或提

供合法、及时的接收条件，供应商可要求采购方承担相应的违

约责任。

8.质量问题处理

8.1产品质量问题-如收到的备品配件或非标设备存在质

量问题，采购人员应及时与供应商联系，并要求其解决问题，

包括退换货、修理等。

8.2售后服务问题-如在备品配件或非标设备使用过程中

出现问题，采购人员应与供应商沟通，并索要相应的售后服务，

确保问题得到及时解决。

9.监督与评估

9.1内部监督-内部审计部门对采购过程进行监督，检查

采购活动的合规性和规范性，确保采购行为符合公司制度和相

关法律法规。

9.2外部评估