安永-采购流程风险与控制-20140520.pptx

采购流程风险与控制2014年5月20日目录采购业务概述采购业务流程风险采购业务具体流程、风险与控制点介绍（领先实践）IT系统对财务业务的支撑采购业务具体流程、风险与系统控制点介绍采购业务发展趋势采购业务概述-领先实践的采购业务模型战企业略与企业治理采购管理目标采购组织模型采购风险管理流程控制：保证采购业务公平、公正、透明、成本高效保证物品从合适的来源、在合适的时间、合适的地点，以要求的质量和数量送达（4R）成本有效：通过专业谈判，长期合作降低采购商品/服务的整体成本通过专业分工，最小化采购时间和成本内控合规：通过职责分离，保证账务记录完整、可靠通过规范采购，阻止采购舞弊发生供应商管理管理寻源/品类管理采购到付款流程采购价值链采购业务执行渠道电子采购申请ERP系统合格服务供应商供应商网站内部用户发票处理/供应商付款管理绩效管理绩效管理内部用户门户入口供应寻源/采购合同管理供应商门户入库供应商购买卡/企业信用卡差旅费用定期重复支出某些具体解决方案组织卓越水平人员水平与企业文化技术与工具采购业务概述-采购业务流程分类子流程流程描述采购合同创建起草长期供应商的采购合同，并由相关部门领导审批后生效合同管理采购合同变更采购合同的内容，如价格、付款条款等内容发生变更，由相关部门领导审批后生效采购合同关闭采购合同到期，或者其他原因中断采购，由相关部门领导审批后关闭供应商管理供应商引入、变更与停用获取供应商资料，经过审批后创建供应商主数据，并明确付款条款；相关供应商信息变更管理，由部门领导审批后停用供应商供应商评分年度/季度供应商评估，从供应商各绩效KPI角度进行评分，对于优秀供应商提供激励，对于不良供应商进行惩罚，乃至停用采购到付款采购申请内部部门、人员提出采购请求，申请部门领导审批；预算控制采购寻源采购部门依据申请寻找供应商，并评估是否能够作为合格供应商；合格供应商进行供应商引入流程，建立供应商主数据进行管理采购订单转化明确供应商、采购价格后，采购申请转化为采购订单，并进行相应调整，包括采购数量、采购单价、送货单位、开票单位等信息；采购部门领导审批后生效；生效采购订单下达给供应商采购收货物品送达，检验后仓库入库。形成入库单，表明产品内容、数量供应商开票通知供应商开票，并送达财务部门，形成应付款供应商付款财务部门依据应付款到期日，匹配三单（采购订单、发票、入库单），通过后安排付款供应商月度对账每月月末，财务部门出具供应商应付款明细列表（包括已付款明细、待付款明细、票到货未到明细、货到票未到明细）与供应商对账采购业务概述-采购业务流程（1级流程）业务部门采购申请预算控制采购部采购合同创建采购合同变更采购合同关闭采购寻源供应商引入、变更与停用采购订单转化供应商评分仓库采购收货财务应付供应商开票供应商月度对账财务出纳供应商付款采购业务概述-IT系统对采购业务流程的支撑业务部门ERPERP采购申请预算控制SRMSRMSRM采购部采购合同创建采购合同变更采购合同关闭ERP采购寻源SRMSRMERP供应商引入、变更与停用采购订单转化供应商评分仓库ERP采购收货财务应付ERPERPSRM供应商开票供应商月度对账财务出纳ERP注：目前IT系统能够支撑相关业务流程的核心业务，尚无法完全支撑采购所有业务。供应商付款目录采购业务概述采购业务流程风险采购业务具体流程、风险与控制点介绍（领先实践）IT系统对财务业务的支撑采购业务具体流程、风险与系统控制点介绍采购业务发展趋势采购业务风险-①采购申请流程、风险与常规控制点采购申请流程业务部门专员识别所需要的商品/服务，明确需求内容，提出采购申请部门经理检查预算可用性，申请合理性和规范性，通过审批后提交给采购部门业务部门填写申请单部门经理审批物品/服务需求识别定义服务范围停提交给采购否紧急需求？采购申请单预算充足?是是定义物品要求检查部门预算填写紧急申请是工作时间？否存在的风险常见业务控制点采购申请了不需要或超过所需数量的商品/服务，导致经济损失/占用营运资金申请的商品/服务不可得，导致业务中断的风险紧急采购申请涉及的商品/服务并不急需通过紧急采购申请绕开预算检查制定规范：制定紧急采购申请规范，明确定义紧急申请适用的范围和业务场景，并每月检查紧急申请单制定审批规范，明确在一定时间内必须审批通过或者拒绝申请部门经理审批时要求检查所需商品/服务的必要性职责分离：采购申请需要由具体职能负责人审批采购业务风险-①采购申请流程IT系统支持与系统控制点采购申请流程业务部门专员识别所需要的商品/服务，明确需求内容，提出采购申请部门经理检查预算可用性，申请合理性和规范性，通过审批后提交给采购部门ERP业务部门ERPERPERP填写申请单部门经理审批物品/服务需求识别定义服务范围停提交给采购否紧急