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文件化信息控制程序

1目的

本标准规定了文件化信息控制的要求，以确保与标准相关的文件信息都得到有效控制。

2范围

本标准适用于公司与QES管理体系运行有关程序（管理类）、技术文件、外来文件和证

据记录控制。

3定义

文件化信息（即成文信息）：

管理类文件、技术类文件、外来文件、证据记录等。

3.1管理类文件

内部管理资料，包括管理手册、程序（制度）、证据记录、实物、标本等；

外来文件资料，包括技术类文件、外来文件信息等

3.2技术类文件

技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术性文件。

3.3外来文件

有关的法律法规、标准和顾客提供的工程标准/程序、技术要求、图纸、更改通知等

技术资料以及其它与管理体系有关的外来管理文件和技术文件。

3.4证据记录

公司管理体系运行活动的相关证据、书面记录、电子版载体、实物等。

4职责

由企管办负责对各类文件的统一编号、登记、发放、回收、销毁归档管理工作。

具体文件化信息的归口部门负责文件的编制、修订、实施、维护等工作。

5程序内容

公司的质量、环境、职业健康安全管理体系应包括：

a)本标准要求的文件化信息；

b)组织确定的实现质量环境职业健康安全管理体系有效性所必需的文件化信息；

文件化信息策划依据：

—公示的规模及其活动、过程、产品和服务的类型；

—过程的复杂性及其相互作用；

—人员的能力。

文件化信息的总控制流程图见附件1.

5.1编写与审批

5.1.1管理程序文件由各相关职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。

5.1.4技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术文件由质检部负责编

制，部门负责人审核，管理代表批准。文件的格式以实用明确原则，不作统一规定。

5.1.5记录空白表格由各部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。报体系归口部

门-办公室进行备案。

5.1.6文件化信息的载体格式

书面、电子版本、实物等媒体形式。

5.2编号、标识

5.2.1质量、环境和职业健康安全文件、记录的编号指南

5.2.1.1管理手册

ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-A（手册类）-**（顺序号）

5.2.1..2程序文件的编号

ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-B（程序文件类）-**（顺序号）

5.2.1..3其他管理文件包括规范、规定、制度等

ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-C（作业文件类）-**（顺序号）

5.2.1..4表格（记录）记录的编号:

ZY（公司代号）-QES（质量、环境、职业健康安全）-B（程序文件类）-**（程序

文件顺序号）-***(表单记录顺序号）

5.2.1..5版本号/修订次，版本号以A、B、C、D表示；修订次以0、1、2、3、4‥‥‥10表

示，每版修订10次即换版。

a）公司发放的公司重要决议文件还可以以红头文件形式发放并注明年号及日期。

b）购买的记录表格或文件和相关方指定或提供的记录表格或文件可按上述方式编号或

不编号。

5.2.2文件发放前应按附件一的要求予以统一标识。

5.2.3文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件在发放时应加盖红色“受控”章，非受

控文件不盖章。文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。

5.2.4如果文件涉及安全件产品或顾客有特殊特性要求，由文件编制人员在复印件相关处加

盖红色“P”标识或红色“TT”标识后下发。涉及顾客有特殊特性要求的文件，应以顾客的

特殊特性标识符予以标识。

5.3发放、更改、回收、作废、借阅、保留、

5.3.1文件信息的发放范围由归口部门决定。行政人员按发放范围负责文件的发放，并在文

件上注明分发号，在分发号上盖上“受控”印章，每份受控文件只有唯一的分发号，便于识

别追溯，并做好发放记录。

5.3.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门填写《文件更

改申请通知单》，经原文件的审批人审批后执行。

5.3.3文件更改批准后，由行政人员统一