董事长、总经理、领导出差服务流程完整版.doc

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董事长出差服务流程

一、出差前准备工作

1.出差信息确认

在接到出差通知后，要及时询问出差事由、目的地、出发时间、返回时间、携带物品，文件，随行人员，会见人员，对方联系人员（提前确认会面的时间地点）。

2.制定出差计划

2.1出行策划

飞机出行：查询往返出差目的地的全部航班信息，时间、航班号、豪华头等舱、头等舱、经济舱等金额并明确所需要购买的机票张数。

火车出行：火车应乘坐一等座以上，优先选择靠窗位置，特殊情况如疫情期间优先安排商务座，火车票的预定需要注意是电子票还是要取纸质票。

自驾出行：（自驾车型的要求等）自驾出行前要让驾驶员给车做全面的检查，尤其是轮胎。出发前应做好路线规划，提前与驾驶员确认，避免堵车。上车后董事长坐在司机后面的位置。

2.2住宿策划

应根据出差目的地的信息，在周边范围内查找四星级以上酒店信息,信息内容包括：房型、价格、相关服务等信息；

如是接待方负责住宿，则要和接待方负责人核实董事长居住房间信息。

董事长出差期间住宿标准，原则上住四星级以上酒店，要配健身房。

2.3用餐策划

在酒店入住后第一时间告诉董事长餐厅的位置，及时告知领导。

就餐时，应了解领导的忌口，多点一些清淡的菜系。

禁止在就餐过程中吸烟喝酒。

2.4会务策划

会务前，重点做好会议文件材料的准备（领导讲话、会议文件、相关材料）、会场布置工作（设备、投影、话筒等）；

会务中，发放会议材料，做好会议纪要，摄像等工作；

会务后，整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻。

给董事长确认,审核通过后马上确认好乘务信息，同时将已确定的乘务信息发送给董事长、随行人员、司机和接待方负责人。

3.出行安排

4.出行前物品检查

董事长出差所携带物品一般可分为业务文件、出差资料、办公用品、个人用品四类，例如表1-1。

业务文件，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。

差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、机票、车票等。

办公用品，如产品样品、笔记本（纸质）、IPad、书刊。

私人物品，如身份证、健身运动服、充电宝、常备药品（眼药水）、水杯（配备白开水）。

5.根据查询的航班信息和酒店情况统一汇总报董事长审核，经领导确定后制定行程表。

行程计划表一般包括以下三个方面内容。

出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。

出差行程表。将出差期间的时间、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。出差行程表打印三份，一份公司保留，一份上司及随性人员携带，一份秘书保管。

所需资料清单及经费预算。经费预算包括交通费、住宿费、餐饮费、会务费等。

二．出差中的工作安排

（一）前往机场

1.根据所订机票的航班信息，应保证提前一个小时到机场换登机牌；一般情况下，去首都机场开车是30分钟行程，回来是20-25分钟行程。若是预约机票要提前在网上办理值机手续，并将值机后的二维码提前发给董事长。值机要选靠窗靠后的位置，不要靠近机翼附近。

2.根据行程安排行政秘书和司机应提前30分钟到达董事长家里，发短信告知，并于距离出发前10-15分钟以电话形式提醒，要给领导留出拿行李的时间，确保提前一个小时到达机场。

3.出发前，董事长会以（短信/电话）形式告知秘书，上楼拿行李，此时，秘书要及时到楼上并在门外等候。

4.如在外地出差，则要认真核对目的地到机场时间，根据时间安排应提前半小时提醒董事长做好告别准备；保证提前一个小时到机场换登机牌。

5.到机场后，要及时下车开门，迎董事长下车，然后拿上行李和公文包进入机场候机大厅，拿身份证去办理登机牌。

6.一定要到服务台办理登机牌，选择头等舱（豪华头等舱）的头排靠窗位置；如是两位以上领导同行，则订头等舱，并尽量安排在一起，方便工作交流和沟通；随从秘书办理登机牌时，应办理尽量靠近头等舱的位置，方便下飞机时到董事长处拿行李；办好登机牌后，要询问机场工作人员安检口、登机口位置和距离；如距登机口较远要安排机场车辆接送。

7.办理登机牌后，可马上打印行程单，如为往返机票可一起打印出来做报销凭证。

8.豪华头等舱/头等舱：过安检时行政秘书应跟随董事长一起从头等舱安检通道安检（头等舱安检通道人少时，安保秘书应跟随董事长一起从头等舱安检通道安检；若头等舱安检通道人比较多，安保秘书应自行从经济舱安检通道安检，在头等舱休息室等候董事长）。

9.到休息室后，要安排好董事长休息，根据需求提供茶水（红茶）、饮料（橙汁）和点心等；在条件允许的情况下，行政秘书和安保秘书一定要在董事长身边（或视线范围内）；如休息室只限一人随行进入时，则由行政秘书跟随进入并在董事长身边（或视线范围内），安保秘书在休息室门口（视线范围内）适当位置等候，方