物业档案管理制度样本.doc

物业档案管理制度

总则

依照物业实际状况制定本办法。

二、档案归档原则

按国家档案馆整顿规则，公司归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。(件：归档文献整顿单位。普通以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。

三、档案编号细则

档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5某些构成。

一级类目是指将公司档案进行第一次分类，例如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音声母大写组合表达，例如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。

二级类目是指在是对一级类目细分，例如行政档案分为外部文献类、内部文献类，二级类目档案用两位数字表达，例如11.12，依次类推不能用带0编号。

三级类目是指最后在二级类档案内部进行第三次分类，采用顺序号进行编号例如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表达。

4、全宗号：七星海棠项目（LS）；

年度编号由年份号和一种“（）”构成，如档案年度编号为“（）”。

流水号按档案资料形成规律性从1开始编制。

将各类编号如下依次排列：全宗号（）ZX11·1-12，则某一档案资料编号就完毕了。其中，“（”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；）

附图：

四、行政类档案内容

1．公司重要会议原始记录、纪要和决定（涉及发布告知、通报、机构调节、全公司规章制度）。

2．上级单位发来与公司关于文献材料。

3．公司对外发文与关于单位来往文书。

4．公司请示与上级单位批复。

5．各部门报告、总结。

6．公司各种工作筹划、总结、报告、请示、批复。

7．公司与关于单位订立合同、合同书等文献材料。

8、其他行政类文献材料。

五、人事类档案内容

1．公司人事档案、任免文献及职工奖励、惩罚等文献。

2．公司职工劳动、工资、福利方面文献材料。

3．公司职工培训学习、考核等文献材料。

六、项目档案内容

1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文献材料。

2、各个项目创优档案文献。

七、档案收集、归档流程

1、外部来文收集

办公室接受后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等工作，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文献按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文献原稿收集至文献盒内备查。

内部文献收集

各部门需要上报公司存档文献（重要涉及报表、筹划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文献按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文献原稿收集至文献盒内归卷管理。

2）以公司缮印发出公文（含定稿、打印正件、附件、批复、请示、转发文献）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、报送等工作后每天下班前，把文献按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文献原稿、正件收集至文献盒内归卷管理。

业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部负责收集、整顿、归卷管理。

财会类档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等）由财务部负责收集、整顿、归卷管理。

工程类、技术类档案（涉及前期介入资料、竣工图纸、竣工资料等）由工程部负责寻常收集、整顿、归卷，如属于项目迎优资料，应移送办公室进行归卷管理。

七、办公室负责定期检查各部门档案形成状况，指引各部门档案管理人员资料整顿、归卷工作。

八、档案归档保存期限

1、永久保存：涉及公司章程、股东名册、组织规程及管理制度、实行细则、董事会及股东会纪录、财务报表、不动产所有权证及其她债权凭证资料；工程设计图、其她经核定须永久保存文书。

2、：涉及预算、决算书类、会计凭证、项目销售、项目建设管理类档案资料、其她经核定须保存文书。

3、?5年：期满或已解除合同、合同等、其她经核定保存5年文书。

4、1年：当年使用后无长期保存必要。

5、财务档案管理期限应符合财政部下发《公司财务档案管理制度》规定。

6、需要长期保存，由办公室专人负责扫描制作光盘并按类别标明档案编号后留存。

九、档案归档时限规定：

1、归档时间：分上半年和下半年两次归档。普通为每年12月份和次年6月份为公司档案归档时间，办公室应在6月份完毕公司上年档案归卷、清理和登记造册工作。

2、工程类、财会类、业主信息等档案资料，由有关职能部门负责进行寻常归卷，如需移送办公室管理，应在每年6月前整顿完毕统一交办公室归档。

4、凡是有法律效用文献材料，毕生效就归档。凡是有机密性文献，随时形成，随时归档。

十、密级划分(密级查