应用文的写作基础知识 .pdf

应用文的写作基础知识

导读：一、语言的特点

掌握应用文写作语言的特点，即语言的信实性、针对性、规范化

和专门化

作者运用语言的能力，主要体现在对各种文体语言的敏感和自觉

把握、开拓上。应用文因其要交流业务、传递信息、宣传政策、一探

讨问题，甚至需录存凭证的实用要求，其语言必然具有一些自身的特

点：

1、信实性

要使各种信息得到读者的信任，其语言就应信实可靠，去伪存真，

弃浮留实，不言过其实，在真实中获得自己的生命。要做到语言的信

实必须做到以下几点：

(1)要掌握表述的分寸。在当用与不当用、偏高与偏低、偏大与

偏小之间加以区分;事物的范围、性质要描述和归纳得恰如其分。要

求表述的含义清楚，词语的内涵、外延明确，一切会导致歧义、多义

和似是而非的象征、隐喻等等都应在排除之列，以免引起误解而致误

导。如成绩与成就之分，错误与缺点之分，大多数与绝

大多数的不同，部分与大部分的界限。

(2)表现要诚达。诚，就是要求有实实在在的内容，不能空话

连篇，言之无物;不能装腔作势，哗众取宠;达，就是要求语言能原

原本本地把内容表达清楚，忌浮言、假话。如介绍商品，性质、功能、

售后服务、价格等都须实事求是，不吹嘘、不护短，才能在感情上取

得顾客的信任。那些王婆卖瓜，自卖自夸的花言巧语，那种动辄

领导世界新潮流、誉满全球的陈词滥调只会失信于读者，最终削

弱商品的竞争力。

(3)数字要精确，字词运用要恰当。借助极富科学性和说服力的

数字，发现问题、分析问题、解决问题。但应慎重，不能混用。如数

字发生变化时表达要清楚，增加了多少与增加到多少并不一样;

有关数字的词语要概念明确，比如以上、以下、不足、超过、

小于、大于的用法不应给读者造成疑窦，如不要在100公斤以

上的、100公斤以下的之后给读者留下100公斤的该怎么办的问

号。

2、针对性

即看对象说话。许多应用文的语言，受客观环境和政策法规的制

约，都应看准表述对象，因人、因事、因时、因地而异，不可千篇一

律。给领导看的，要求语言庄重，文字简约;给群众看的，则要求深

入浅出，语言通俗;介绍一件商品，要注意具体的对象、环境、内容

和要求，做到随机应变，以获得最佳的传播效果。针对性强，就能使

文章有的放矢，有助于解决问题。

3、规范化和专门化

应用写作的语言不同于其他写作，以书面语言为主。尤其在某些

文种中，如命令等，只能用书面语言而不能掺杂其他语体，并大量使

用规范化、专门化的词语。体现出以下特点：

(1)具有词语的稳定性与选择性的统一。所谓词语的稳定性，是

指某些固定的词语相对稳定地使用于某些应用文。如介绍信的开头总

以兹有开启下文，许多公文的结尾都以特此收束全文。所谓词语

的选择性大多数的应用文都有一套比较固定的规范性习惯用语，供人

们在写作时选用。这些习惯用语多用于应用文的标题、开头、引文、

过渡与结尾处。例如：开头用语中的鉴于、为、为了、由于、遵照、

按照、根据、随着、兹有、奉、近来等;结尾用语中的本、为荷、为

要、为盼、此令、此复、希即遵照执行、希酌情办理、现予公布。特

此函达、以上报告，请审核、当否，请批示、以上妥否，请指示等。

(2)具有句法的稳定性和灵活性的统一。所谓句法的稳定性，是

指某些类型的句子在应用文中占有很大的分量。如总结中要汇报情况，

请示时要阐述原因，求职信中要作自我介绍等，主要使用陈述句。应

用文在有所陈述的基础上，往往要提要求，无论是上级对下级，还是

下级对上级。如以上通知，请遵照执行，以上请求，望领导批准

为荷等等。所谓句法的灵活性，是指在稳定性的基础上，适当地求

新、求变。灵活恰当地选用句式，可使行文变化多姿，从而增强文章

语言的表达效果，增强文章的外在美。例如，对事物下定义时宜用长

单句、判断句;叙述事物时宜用短句;发号施令时宜用短句、单句、主

动句。总之，选用什么样的句式，要根据表述内容灵活掌握。

(3)力求简洁，具有庄重感。应用文中，经常使用一些文言词语，

如常用的有经、业经、业已、兹、兹有、兹将、特、者、荷、取、

于、而、则、为、为此、与之、依、逾、至、其、亦、以、尚、须、

未、予、示、之……，可增强文章的庄重感。

(4)用图式替代语言文字。图式包括图、画、符号、照片、表格、

公式等。在应用文特别是科技应用文中大量使用，成为一种常见的辅

助书面语言，从而形成应用文语言的又一大特色。