档案整理及数字化服务项目验收方案.docx

PAGE

PAGE20

档案整理及数字化服务项目验收方案

目录

TOC\h\z\u第一节档案数字化处理标准 3

一、纸质档案数字化处理标准 3

二、照片档案数字化标准 5

三、声音档案数字化标准 6

四、影像档案数字化标准 6

五、实物档案数字化标准 7

六、电子数据质量标准 8

第二节数据检验、验收和备份 9

一、数据检验 9

二、验收审核 10

三、验收登记 10

四、数据备份 10

第三节服务规范要求 11

一、档案整理 11

二、档案扫描 11

三、图像修正 14

四、文档命名 14

五、数据对接 15

六、数据校对 15

七、光盘刻录 15

八、档案还原 16

第四节项目验收规范 16

一、验收方式 16

二、验收内容 17

三、验收质量标准 19

数据验收首批以XX万页为单位，验收合格后以XX万页为单位，我公司自检合格后，递交采购单位验收。并保证不低于以下标准：

1.由用户方对目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，根据采购单位提供的《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查，档号、控制符、数据挂接准确率达到100%，其他项目合格率达到95%以上（含95%），填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。

2.档案实体验收逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查；我公司保证合格率达到95%以上（含95%）。

3.数据验收合格后，我公司将刻录DVD光盘两份移交给采购单位；目录和全文数据均向采购单位数据库迁移。

本项目交付光盘质量标准如下：

（1）光盘片制作两份，制作成影像存储格式为单页或多页TIFF及JPG的数据光盘和转换后的文件（PDF）数据DVD光盘各1份。（考虑到PDF格式的通用性，为方便以后数字档案的各项利用，本项目中我公司暂提供PDF格式文件，若用户需要DJVU格式文件，我公司将负责进行转换。）

（2）同一份文件，不跨越二片DVD片号。

（3）文件影像存于符合标准的光盘片。

（4）光盘表面标示光盘片编号并注明光盘内目录索引信息。

（5）在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。

（6）光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。

（7）光盘中需自带简易查询、阅览工具，可以直接使用光盘进行查阅。

第一节档案数字化处理标准

一、纸质档案数字化处理标准

（一）纸质文件扫描后的电子文件技术指标

1.纸质档案扫描采用黑白方式。

2.文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。

3.文件扫描分辨率不低于300dpi。

4.电子文件大小应在25K/张左右。

5.扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中。

（二）文件名称要求：

1.案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。

2.电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建目录。

（三）纸质档案文件拆分要求

1.标页码的准确率不低于95%；

2.页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；

3.除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；

4.有相关《档案拆分记录》。

（四）纸质档案文件装订要求

1.恢复文档原样，不漏页、错页；

2.装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；

3.有相关的《档案相关记录》；

4.按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%

（五）纸质档案文件扫描要求

1.不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；

2.文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；

3.有相关的《档案扫描记录》。

（六）纸质档案文件修图要求

1.文档清晰，无多余杂点；

2.保留原文档的字迹；

3.有相关的《档案修图记录》

4.保存方式为年份一卷号。

（七）纸质档案文件分件要求

1.按照卷内目录对扫描文件编号；

2.保存方式为卷号—文件号；

3.分件准确率不低于98%；

4.有相关的《档案分件记录》。

（八）纸质档案文件录入要求

1.录入的正确率不低于97%；

2.记录条清晰，格式严谨；

3.有相关的《档案录入记录》。

（九）纸质档案文件挂接要求

1.为扫描文件分发文件号，便于挂接；

2.保存方式为年份—卷内—目录号；

3.有相关的《档案挂接记录》。

二、照片档案数字化标准

1.前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行着录，编制好页号。

2.扫描方式：照片按全彩方式扫描。

3