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大型峰会会务服务会务服务方案

目录

TOC\h\z\u第一节会场布置执行方案 2

一、会场布置总体要求 2

二、会议场所布置 10

三、会议场地评估 11

四、会议室座位安排方式 12

五、会场设施布置相关要求 13

六、会议室音像辅助设备安排 17

第二节会务管理方案 19

一、管理要点 19

二、会务工作的管理要求 21

第三节宣传品制作方案 24

一、主题定位 24

二、片长设置 24

三、整体定位 24

四、专题定位 25

五、表现内容 25

六、解决方案 26

七、专题片拍摄及制作要求 27

第四节会场接待方案 27

一、会议接待服务流程 28

二、会议接待服务方案 33

第五节会务服务方案 41

一、目标 41

二、基本原则 42

三、会务人员选聘 42

四、会务人员培训 42

五、会务服务操作规程 43

六、会务服务人员仪表、仪态要求 46

七、会务服务需求确认 52

第六节会议秩序维护方案 57

一、会议人员进出管理原则 57

二、会议人员进出管理办法 57

三、会议人员进出管理流程 59

第一节会场布置执行方案

会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。

一、会场布置总体要求

会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的，等等。

（一）会场的设计和布置

1.席位与配套手段的设计和布置

包括席位安排、会名、桌签、会徽、主席台、灯光、台幕、场景装饰等几个方面。

（1）会场整体布局

要点：

1）要善于利用人的心理认同感，选择适合的会场布局。

2）众多与会人员在同一空间里，所处位置不同，角度不同，心理感受也不同。

2.会场整体布局大体上可以分为以下几种形式：

（1）礼堂形布局。

1）特点：场面开阔，较有气势，适合召开大中型代表大会、报告会、总结表彰大会等。

2）要求：椅子成排地面对主席台、演讲者或讲台。

椅子两侧间隔一般为0．05米，椅子前后排之间的最小距离为0．9米。

（2）课堂形布局。

无论会议大小，常会使用这一形式。与会人员只坐在桌子的一侧。这种情况下，一般用0．3～0．15米深的长方形桌，并且在会场中间有一条中央通道，每张桌子之间约留1.2米空间。桌子的长度则取决于会场大小和人数多少。

（3）“U”形布局。

“U”形布局属小型会议布局。如果两侧均安排座位则使用0．15米左右深度的长方形桌；如果只在桌子的一侧安排座位，一般使用0．3米深的长方形桌子。

（4）马蹄形布局。

马蹄形布局和“U”形布局差不多，只是主席台和两侧桌子之间用曲线形桌子连接，从而钝化拐角部分。

马蹄形布局和“U”形布局适合董事会议和相互交流类会议以及视听讲演。

（5）中空方形和圆形布局。

这类布局没有明显的主席台设置，相当于把马蹄形布局和“U”形布局的两端连接起来。适合小型会议。一般最多安排40人。

（6）“E”形布局。

“E”形布局是“U”形布局的一个变形。0．15米左右深的长方形桌，椅背间的距离要有1.2米，便于走动。

（7）“T”形布局。

“T”形布局有一个0．15米深的主席台。一排桌子从主席台的中央一直向后延伸到需要的长度。这排桌子通常是由两张桌子合并而成，形成1.5米深的长方形单元。

（8）董事会议布局。

这类布局属小型会议布局。由两排桌子合并形成一列，铺上桌布形成1.5米宽的长条桌，长度可任意。每位的桌面深度是0．6米左右。

（9）圆桌形布局。

圆桌形布局可以将会议分成多个讨论小组，最常用的是1.5米宽桌子，有8～1O个座位。各个桌子中心之间的距离至少为3米，椅子和墙之间要有0．6米的空间留给服务小姐。

（10）会谈类会议布局。

双边会谈一般将谈判桌排成长方形或椭圆形，双方各坐一边，主方位于背门一侧或进门后的左侧。

涉外会谈的双方主谈人位于中央，其他人员按右高左低惯例排列；译员可安排在主谈人的右边位置，以便于双方交流；记录员则安排在两端或后排。

桌上应放置中外文席卡。

（11）宴会类会议布局。

宴会的桌形有圆桌、长桌、方桌、马蹄形桌、“T”字形桌等。

桌数较多时，桌子之间应空出一定距离，以便于主客之间的互相敬酒。

在桌次安排上，主桌安排主人或主宾就座，其他每个次桌都应安排主方人员陪同。

主桌应面向次桌或被围在次桌中间，次桌的