市容秩序辅助管理档案管理方案.docx

PAGE

PAGE1

市容秩序辅助管理档案管理方案

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理工作流程 1

第二节档案管理人员职责 3

第三节档案管理制度 4

第一节档案管理工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理人员职责

1.档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

2.档案管理部门的职责

（1）行政管理中心档案管理的职责

1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责

1）负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三节档案管理制度

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

（一）公司内部经营形成的各种资料。

（二）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

三、术语和定义

（一）档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

（一）办公室

1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；

5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

（二）其他各部门相关人员：

1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；

2.向办公室移交合同或文件资料原件或复印件；

3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4.财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

（三）各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

（四）各部门负责人

1.批准对自己部门资料或合同复印件的处置；

2.负