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水站运维服务项目运行档案建立与管理

目录

TOC\h\z\u第一节档案建立 1

一、档案的来源 1

二、技术档案及运行记录表归档 2

第二节档案人员岗位职责 43

一、人员配备 43

二、岗位职责 44

第三节档案管理流程 47

一、立卷归档 47

二、借阅管理 47

三、收集整理 48

四、鉴定销毁 49

第四节档案管理制度 49

第一节档案建立

一、档案的来源

要做好档案管理在遵循文档自然形成规律的大前提下，档案管理有以下基本要求必须做到：

1.及时记录、数据准确、资料翔实；不错不漏、账实相符；妥善保管、查询方便。

2.保证档案的完整、准确、新鲜、安全。完整是对档案的整体性的要求；准确是指档案内容与实际情况吻合，即原始的记录；新鲜是指档案所反映的信息必须是动态变化的，是必威体育精装版的客观、真实的记录；安全既包含使档案内容必威体育官网网址，也包括在保管上的安全、妥善。

3.做到“三清”，即情况清、客户资料清和服务状况清。档案是指公司在管理的全部活动中所形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。档案的形式是多样的。从载体上看，有纸张、磁带、胶卷等；从记录方法看，有手写、复印、摄影、录像等；从表达方式上看，有文字、图像、声音等；从内容上看，有客户档案、人员档案、服务档案等；从形式与内容的结合方式看，有图、档、卡、册、表、证、软件、声像材料等。

4.工作记录的规定

（1）公司所有员工都要做好工作日志，且当日事当日记；

（2）各项具体的工作按IS09001：2000体系做好相关表格的记录；

（3）所有记录必须客观、真实、及时、全面；

（4）各项记录应有记录时间、记录内容及记录人；

（5）各项会议要有记录，由公司或管理处行政人员负责。

二、技术档案及运行记录表归档

（一）技术档案和运行记录

1.地表水在线监测系统运行与考核的技术档案包括仪器的说明书、系统安装调试记录和验收记录、仪器的质控报告、仪器的适用性检测报告以及各类运行记录表格。

2.运行记录应清晰、完整，现场记录应在现场及时填写，有专业人员的签字。可从记录中查阅和了解仪器设备的使用、维修和性能检验等全部历史资料，以对运行的各台仪器设备做出正确评价。与仪器相关的记录可放置在现场并妥善保存。

（二）运行维护记录表

我公司可根据实际需求及管理需要自行设计各类记录表，各记录表包含内容至少包含如下内容。

1.水站基本情况信息表

包含水站名称、监测流域及水域名称、水站地址、经度及纬度、集成单位、我公司、水站类型、站房面积、占地面积、采水方式、取水口与岸边距离、取水口到站房距离、通讯方式、投运时间、监测项目、仪器配置、设备型号及出厂编号、生产商、适用性检测报告编号、测量原理、设定量程等信息。

水站基本情况信息表

2.水站仪器参数设置记录表

运维人员每周按实填写各仪器的参数设置，需包含水站名称、仪器名称及型号、测量原理及分析方法、仪表关键参数包括工作曲线【斜率、截距、量程】、消解温度及时间、冷却温度及时间、显色温度及时间、分析试样润洗次数及进样量、试剂浓度及用量、测量模式及间隔时间等信息。

水站仪器参数记录表

3.水站远程巡视记录表

数据专员每天通过平台查询各站点运行情况，并对现场异常情况和处理情况进行记录。包含水站名称、巡视日期、运维单位、巡视人员、各仪器工作状态、监测数据获取状况、自动24小时零点漂移和量程漂移核查情况、视频监视情况和异常情况处理措施等信息。每天上班前，提交前一天的记录表给招标人。

水站远程巡视记录表示例

4.水站巡检维护记录表

运维人员在对水站进行周巡检时，需根据总站的运行维护记录表上的各项内容进行巡检，包含水站名称、维护日期、运维单位、维护人员、运维内容及处理说明（包含采样单元检查、仪器设备检查、数据采集传输单元检查、辅助单元检查和异常情况处理）等。

水站运行维护记录表

5.水站试剂及标准样品更换记录表

运维人员定期对各仪器的试剂和标准样品进行更换，更换后需填写试剂更换记录，包含水站名称、维护日期、运维单位、维护人员、仪器名称、试剂名称、试剂浓度、试剂体积数、试剂配置时间、试剂更换时间等信息。

水站试剂及标准样品更换记录表

6.校准、标液核查及平行样核查结果记录表

运维人员定期对水站进行质控测试，包括校准、标液核查和平行样测试，将质控情况按实填入相关表格中。包含水站名称、测试日期、运维单位、测试人员、仪器名称、本次校准和标液核查情况（包含校准试剂、校准是否通过、核查时间、核查是否合格）、上次校准和标液核查情况、平行样核查情况等信息。

水站仪器校准及标样核查记录表

平行样测试记录表

7.实际水样比对试验及加标回收率测试结果记录表

运维人员定期对