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地产集团档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强地产集团档案管理，规范档案工作流程，保障档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合地产集团实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于地产集团总部及下属子公司、分公司、分支机构的档案管理工作。

第三条档案管理遵循统一领导、分级负责、集中保管、便于利用的原则。

第四条地产集团应当设立专门的档案管理部门，负责组织、协调、监督档案管理工作，确保档案管理工作的顺利进行。

第二章档案的收集与归档

第五条地产集团各部门、下属子公司、分公司、分支机构在日常工作中形成的文件材料，应当及时收集、整理，确保档案的完整性。

第六条归档范围包括：

（一）公司章程、规章制度、重要决策、会议记录等；

（二）土地使用权证、房屋所有权证、建筑设计文件等；

（三）合同、协议、招投标文件等；

（四）财务报表、会计凭证、审计报告等；

（五）人力资源、物业管理、市场营销等业务文件；

（六）其他具有保存价值的文件材料。

第七条归档要求：

（一）文件材料应当齐全、完整、真实、有效；

（二）文件材料应当分类清晰，顺序合理，编号准确；

（三）文件材料应当采用耐久、易读、便于管理的材料和格式；

（四）电子文件应当符合国家有关电子档案的规定。

第八条归档时间：

（一）年度归档：每年年底前完成当年归档工作；

（二）项目归档：项目完成后及时归档；

（三）其他特殊情况，根据实际工作需要确定。

第三章档案的保管与维护

第九条档案管理部门应当配备适宜的档案保管设施设备，确保档案的安全、卫生、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防磁、防辐射等。

第十条档案保管要求：

（一）档案应当按照分类、顺序、编号等要求上架存放；

（二）档案应当建立目录，便于查找；

（三）档案应当定期进行检查、清点，确保档案的完整性；

（四）档案应当实行权限管理，限制无关人员查阅。

第十一条档案管理部门应当定期对档案进行鉴定，对不再具有保存价值的档案进行销毁，销毁档案应当履行审批程序，确保档案信息安全。

第四章档案的利用与保管

第十二条档案管理部门应当建立健全档案查阅制度，明确查阅范围、查阅程序、查阅权限等。

第十三条查阅档案要求：

（一）查阅档案应当填写查阅申请，经批准后方可进行；

（二）查阅档案时，应当遵守查阅制度，不得泄露档案内容；

（三）查阅档案时，应当在档案管理部门指定的场所进行；

（四）查阅档案时，不得涂改、抽取、损坏档案。

第十四条档案管理部门应当积极开展档案信息资源开发利用工作，提供档案信息查询、复制等服务。

第十五条档案管理部门应当建立健全档案必威体育官网网址制度，对涉及国家秘密、企业秘密的档案，实行严格必威体育官网网址。

第五章法律责任与考核

第十六条违反本制度的，由地产集团档案管理部门责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十七条地产集团应当定期对档案管理工作进行考核，对成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。

第六章附则

第十八条本制度自发布之日起施行。

第十九条本制度的解释权归地产集团所有。