旅行社计调操作流程.pdf

计调部操作流程

一、报价：根据客户询价编排线路，以《行程报价单》提供相应价格及服务信息（报

价）。

二、计划登录：接到客户或外联人员书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、

时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请对方以书面方式补

发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件。

三、编制团队动态表：编制接待计划，将人数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐

厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》

中。

四、计划发送：向各有关单位发送计划书，逐一落实。

1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》

并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定

酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知客户或外联人员，经同

意后调整至同级酒店。

2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要

求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对

方书面确认。

3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。

如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。

4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待确认书》并要求对方书面确认。

如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。

5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人

数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。

五、计划确认：逐一落实完毕后，编制接待签订《合同书》，加盖合同章，以书面方式

发送至客户单位并签订合同。

六、编制预算：编制团队《预算单》。注明现付、挂帐费用用途，如需提前电汇的费

用，应填写《汇款单》，与《预算单》一并交部门经理审核签字，送财务部审核，报总经理

签字后，由财务部电汇。

七、下达计划：编制《接待计划》及附件，由计调人员签字并加盖团队计划专用章，

通知导游人员领取计划及附件，附件包括：名单表、向协议单位提供的盖章团队计划专用

的公司结算单、游客填写的《质量反馈单》；需要现付的现金由导游人员凭《预算单》、《接

待计划》、《借款单》报总经理签字后，向财务部领取备用金。

八、编制结算：

填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真

至组团社，催收。

九、报帐：团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《质量反馈单》、原始票据等及

时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《报帐单》，交部门经理审核签字后，

由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

十、登帐：将与该团有关的全部协议单位的相关款项及时登录到《地接社团队费用往

来明细表》中，以便核对。以导游填写的《报帐单》为依据，及时填制该团《费用结算单》，

交财务部，统一向客户单位收款。

十一、归档：整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料移交给总办室登记存档，

以备查询。