档案管理制度.pdf

第一条目的

为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管

理，特制订本制度。

第二条档案的范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的

公文、通知、批复等资料。

第三条档案的管理部门

档案管理的主管部门是办公室，行政档案、人事档案、

财务档案、业务档案（建筑档案、设备档案）等均由办公室

进行统一管理，不统一管理的需经总经理批准。

第四条档案管理部门的职责

1、办公室档案管理的职责

1）负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规

范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、

备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理。

2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

4）负责保管公司所有档案。

5）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司

电子档案总目录。

2、财务部档案管理的职责

1

）负责配合办公室编制、修订、完善公司档案管理制度

中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

2）负责收集、整理、保管财务类档案，并与办公室做好

财务档案的移交工作。

3、其他部门档案管理的职责

1）负责配合办公室按照档案管理制度的要求进行档案的

收集、整理、归档。

档案的分类

公司档案分类和分类编号由办公室统一集中管理。各部

门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。档案分类可

按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要

采取按内容进行分类，并编制目录。

1、企业档案分类使用说明

1）组成：企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺

序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目

（分类）。档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）

之间用“—”符号分隔。

2）档案号编制依据

根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号

方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。

3）企业综合档案档号的分类、组成说明。

按文档类别分类（A、B、C、D）

档案编号：一级类目号--年度号--案卷顺序号（○○○

—○○○○—○○○）。

举例：①经营管理类A，企业中长期计划，2010年度，第一

卷，即A—2010—永久—01（一级类目号为经营管理类A，年

度号为2010，保管期限为永久，案卷顺序号为01）。

2

C，运行调度记录，2011年度，第二

卷。即：C—2011—长期—02（一级类目号为生产技术管理

类C，长期保管，案卷顺序号为02）。

③设备管理类，第二卷。即：E—FDJ—02（一级类目号

为设备管理类E，二级类目号发电机为FDJ，案卷顺序号为

02）。

④会计档案（F）：按一级类目号—年度号—分类号.案

卷号（○○○—○○○○—○○○）。举例：会计档案，

账簿类，2011年度，第一卷。即：F—2011—ZB-01（一级类

目号为会计类F，年度号为2011，二级分类号账簿为ZB，案

卷顺序号为01）。

⑤特种载体档案（G）：按载体类别分别编号。按一级类

目代号—分类号—案卷号（○○○—○○○—○○○）。

举例：特种载体档案，光盘资料，盒装编号为001。即：

G—GP—001

按保存形式分类

①纸质形式。

②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描

方式等形式。分类01-07、14、以及其他类别的与业务有关

的文件应扫描成电子文档或制成PDF格式，编号与纸质文档

一致，在档案管理软件中登记备查。

按必威体育官网网址性分类

根据国家《档案法》相关规定，分为绝密档案、机密档

案、秘密档案、一般（无