常德市锦恒机电有限责任公司出差报销流程优化设计.pdf

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1常德市锦桓机电有限责任公司简介1

2常德市锦桓机电有限责任公司出差报销流程现状分析1

3常德市锦恒机电有限责任公司出差报销流程存在的问题2

3.1繁琐且复杂的报销流程2

3.2费用报销凭证填写不规范3

3.3凭证信息的真实性不高3

4常德市锦恒机电有限责任公司出差报销流程优化设计方案3

4.1简化出差报销审批流程3

4.2完善费用报销制度5

4.2.1明确制度的内容5

4.2.2实行黑红名单制度6

4.3做好费用报销审核工作6

5优化设计效果评估7

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常德市锦桓机电有限责任公司出差报销流程优化设

计

1常德市锦桓机电有限责任公司简介

常德市锦桓机电有限责任公司位于常德市武陵区芷兰街道办事处，成立于

2002年，是一家集机电一体，从事不锈钢钣金件、钢结构件制作，物流设备设

计制作，机械加工，产品开发，烟草配套设备、设施制作的综合性民营企业，

公司占地月16500平方米，建筑面积11000平方米，现有生产车间4栋，办公

大楼1栋，拥有固定资产2500万元，正式员工50多人，其中大中专本科学历

人员以及拥有高中级专业职称技术人才12人，各类机械加工、数控切割、焊接、

钣金加工等现代化设备40多台，公司年生产能力销售额1500多万元。以下是

公司组织结构架构图：

图1-1公司组织结构图

2常德市锦桓机电有限责任公司出差报销流程现状分析

常德市锦恒机械有限责任公司现已进入快速发展阶段，因经营范围的扩大、

员工出差频率的成倍增加，使公司的经营收益在增加的同时，也为公司的财务

带来诸多的问题。出差费用作为经营成本的一部分，在常德市锦恒机械有限责

任公司的经营成本中所占比重虽然比例不大，但因其频繁出现、涉及面广、覆

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盖的内容繁多等原因，又与职工的直接利益相关。一旦有偏差，员工与企业之

间就很容易产生矛盾。出差人员在外进行出差以后，回到公司根据自己在外取

得的原始凭证粘贴在相关的报销凭证单之后，再填相应的表格和审批单，统一

由财务人员进行审核和批准，再由领导签字同意后送往财务部门进行报销。按

照常德市锦恒机电有限责任公司现行的出差报销审批程序，按照员工提出的出

差报销手续，一般要两周的时间，而审核通过后，公司会在两周之内给出差员

工转款，所以常德市锦恒机电有限责任公司的出差费用报销周期为一个多月。

申请人填制《借款单》《付款申请单》

部门主管领导审批

总经理审批

财务部门付款

图2-1差旅费报销流程

3常德市锦恒机电有限责任公司出差报销流程存在的问题

3.1繁琐且复杂的报销流程

目前国内的公司大都采用传统的人工操作流程，采用纸质的表格办理出差

申请、审核等方式，以及出差费用的报销。常德市锦恒机械有限责任公司的出

差报销程序由部门主管、领导、财务三个层次进行，3个层次的审批，实际上是

一种重复审批，在审批内容上大致相同，造成了人力资源的浪费。多层次重复

审批，大大延长了企业差旅费的审批时间，使得企业的审批程序持续延长。常

德市锦恒机械有限责任公司出差费用的审批时间是一个多月，这是一种令人难

以接受的现象，很多人都觉得公司的出差费用报销程序耗时过久。公司的员工

一般都是自己先掏腰包支付差旅费，然后再向公司提出报