EMS文件记录管理程序.docVIP

XXXXXX有限公司

文件编号

SN-EP-06

版本

A0

页次

PAGE2/NUMPAGES7

文件名称

EMS文件记录管理程序

生效日期

XXXX

版本

修订日期

修订内容摘要

版本版次

修订日期

生效日期

发行章

批准

审核

制定

1目的

公司所有环境管理体系文件和记录从编制、修改、审批、发放、回收、保存和销毁的全部环节都受控，并明确各部门的职责和范围。

2范围

本程序适用于公司所有的与环境管理体系有关的文件控记录控制。

3职责：

内部文件与资料制定、审核及批准管理权责表

序号

文件阶层

审批

审核

制定

收发管理部门

1

一阶文件

总经理

管理者代表

管理者代表

品质部

2

二阶文件

管理者代表

部门经理

部门主管

品质部

3

三阶文件

部门经理

部门主管

公司各部门

品质部

4

四阶文件

部门经理

部门主管

公司各部门

品质部

5

外来文件

管理者代表

部门主管/经理

外部公司或机构

品质部

4定义

4.1一阶文件：环境管理手册，说明环境管理系统原则与管理重点之系统指导文件；

4.2二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件；

4.3三阶文件：作业指导书、操作规范、检验规范、设计文件、技术图纸、各部门运行环境管理管理体系的常用实施细则；工作标准、岗位责任制和任职要求、一般对程序文件形成支持和补充；

4.4四阶文件：环境管理记录，用来记录执行结果的表格或报告单，需充分体现过程的客

观证据；

4.5外来文件：为国家、国际法律法规、客户提供的相关文件及与环境管理有关的技术性文件数据；

4.6内部管理文件：公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，各作

为公司内部的管理文件，不受本环境管理体系控制，属非受控文件。

5作业程序

5.1文件的架构

一阶：环境管理管理手册二阶：程序文件

一阶：环境管理管理手册

二阶：程序文件

三阶：WI，工程规范，技术图纸，检验规范，技术文件，外来文件等

四阶：环境管理记录表单等

记录表单

5.2文件制作规范：本规定限定于一、二阶文件适用：

5.2.1文件表头制作要求：

5.2.1.1公司名称：东莞赛诺高德蚀刻科技有限公司；

5.2.1.2文件名称：环境管理手册或各程序文件名称；

5.2.1.3文件编号：详见文件编号规则（5.5）；

5.2.1.4制定部门：对应文件的制定责任部门；

5.2.1.5版本班次：详见5.7相关内容；

5.2.1.6页码页次：用对应页次/总页数表示，如“1/2”表示总页数2页，所在第1页；

5.2.1.7制定日期：制作文件日期；

5.2.1.8生效日期：文件开始生效日期。

5.2.2文件封面制作要求：

5.2.2.1文件修订履历表中必须包含修订次数（序号），修订部门，修订说明，修订页

次，版本版次，各班次号对应的制定日期和生效日期；

5.2.2.1分发部门：管理者代表应确认对应文件应分发的部门并在相关部门前标示“√”

5.2.2.2文件核准：相应的制定，审核，批准者在对应栏内签名确认。

5.2.3文件内页正文制作要求：

5.2.3.1正文必须位于外框线内，开始一行正文同上边框线空一行；

5.2.3.2每个大的项目名使用黑体字做出显示，如“5作业程序”；

5.2.3.3在正文中引用其它文件及表单用书名号《》注明；

5.2.3.4文件书写内容视需要一般可包含下列各项：

目的：重点说明编拟该作业程序之目的与用意

范围：简单说明该作业程序的适用之范围；

权责：相关部门应执行事项之重点说明；

作业内容：说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围，其内容应描述为达成目的之每一详细步骤，包括人、事、时、地、物等项目；

参考文件：详细说明与该作业程序内容有关之文件名称；

使用表单：该作业程序中所引出的环境管理记录表单；

附件：该作业程序中所提及之流程或相关数据。

5.2.4文件制作格式要求：

5.2.4.1环境管理手册，二级程序文件统一用WORD格式；其他阶文件不受此限制；

5.2.4.2表头文字统一用宋体字,公司名称用三号字且在名称前应由相应大小的公司LOGO，

文件名称用小三号字，其他文字用小四字体

5.2.4.3封面及内部正文统一用宋体字，大小为小四字体，文字行距为单倍行距；

5.2.4.4三级文件格式可参考一二级文件，但是不作强制性要求，具体可根据实际的文件内容，使用要求，版面需求等作灵活调整；

5.2.4.5其他外来文件，参考文件等可参考原始文件，记录表单