医院标识标牌采购档案管理制度.doc

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医院标识标牌采购档案管理制度

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理内容 1

第二节档案管理部门 3

第三节档案记录表格 4

第一节档案管理内容

规范我公司医院标识标牌采购项目资料管理、收集、整理工作，完整、系统地保存和科学的管理项目实施过程中形成的医院标识标牌采购项目文件，并符合相关规范、标准要求。

一、根据项目实施期间的实际情况，对需要归档保存的医院标识标牌采购项目文件可分为以下两类。

1.文书类资料：公司各部门、XX医院标识标牌采购项目事务性的发文和批文，以及项目部签发的日常事务性发文和批文。

2.技术类资料：项目实施期间形成的各类技术类医院标识标牌采购项目文件。

二、档案、资料管理

1.医院标识标牌采购项目文件的收集、整理、处理、储存、传递和应用等工作，由项目部安排专职资料员负责执行和实施，资料员将按规定负责填写、收集、整理、保管、上报资料的责任，资料管理做到要规范化、系统化，绝对真实，严禁造假。

2.医院标识标牌采购项目文件应随项目的进展进行，保证真实、准确、具有时效性，并经相关负责人审核签字。建立医院标识标牌采购项目台账，做好医院标识标牌采购项目记录、图片等相关资料的收集整理归档工作，日常工作翔实，资料归档规范。应及时做好相关原始记录资料并分类存档，并保证资料的真实性、准确性、时效性、完整性。

3.医院标识标牌采购项目文件要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目实施活动的全过程，原则上归档文件应为原件。

4.医院标识标牌采购项目文件内容必须真实、准确，与项目实际相符。字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

5.文字设备工具材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循医院标识标牌采购项目文件的形成规律，保持案卷内医院标识标牌采购项目文件的系统联系，时间顺序编排，如果资料多，可立数卷。

6.内业管理人员应保证经办文件的系统完整（文件中的各种附件一律不准抽存）。内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的医院标识标牌采购项目文件，收集齐全，加以整理、归档保存。

7.建立查阅、借阅登记制度，公司内部人员查阅、借阅，必须由专职资料管理人员进行登记并填写“文件借阅单”。外来人员查阅、借阅，必须经负责人同意，登记后填写“文件借阅单”。

第二节档案管理部门

一、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

二、档案管理部门的职责

1.行政管理中心档案管理的职责

（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

（5）负责收集、整理、保管公司备案的人事行政类和业务类档案。

（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

2.财务中心档案管理的职责

（1）负责配合负责人编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

（2）负责收集、整理、保管公司备案的财务类档案。

第三节档案记录表格

一、《档案交接登记表》

档案资料移交表

公司名称：

移交部门：

序号

文件名称

数量

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

移交人：

年月日

二、《档案借阅、复印申请单》

档案借阅、复印申请单

记录档案名称及编号

类型

□借阅

□复印（___份）

借阅

日期

归还

日期

借阅、复印原因

借阅、复印申请人签名：

申请日期：年月日

（外部申请单位名称：）

内部申请人所在公司、管理中心意见

行政管理

中心意见

三、档案销毁记录表

档案销毁清册

序号

文件名称

日期

份数

备注

销毁原因

档案管理员意见

行政管理中心意见

负责人意见

销毁经办人：

监销人：

销毁时间：

销毁地点：