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医院物业规章制度和档案管理

目录

TOC\h\z\u第一节规章制度 1

一、规章制度建立原则 1

二、管理规章制度 2

第二节档案的建立和管理 2

一、档案管理运作 3

二、档案资料分类 4

要点：

1.针对项目的特点，建立有XX特色的管理制度，达到统一管理的目的

2.严密的行政管理体系和质量保证体系是一切管理活动、经营活动的基础

3.收集全面翔实的物业管理信息，建立标准化物业管理模式

4.采用高技术手段辅助管理，融入“以人为本”的服务思想，提高管理水平

第一节规章制度

一、规章制度建立原则

成熟的物业管理绝不是管理公司单项的推动，而应该得到广大用户的真诚支持，变单向推动为双向共管。只有启发广大用户共同参与物业管理，增强住户自治、自律意识，使住户自治，自律与专业化物业管理相结合，才能使物业管理真正得到升华。建立用户自治自立组织网络，增强用户的物业管理意识。我们在制订管理制度也充分考虑其特点，并拟定以下基本原则：

１.管理制度以满足用户需要为根本出发点；

２.公共规章制度在获得甲方同意；

３.所有规章制度兼顾已有管理规定；

二、管理规章制度

公司在多年物业管理实践过程中形成一整套行之有效的管理方法，在不断总结经验基础上，建立一套物业管理的规章制度。根据XX医院物业管理项目的特点和政府有关文件的规定，制定了“XX医院物业管理制度汇编”。

1.岗位职责

2.各项管理制度

3.各岗位工作程序

4.设施、设备管理规定

第二节档案的建立和管理

知识经济的悄然崛起，使信息的重要性目益凸现，信息资源已成为居住区物业管理中不可缺少的组成部分。在XX医院的档案建立与管理中，我们将采用先进的计算机网络技术，对档案进行集中有序、标准规范的管理，配合先进的资料检索软件以达到信息共享、合理利用的目的。同时，我们在信息资料收集中将广开渠道，对居住区内所有物业项目从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管理档案，有效保证物业管理服务的质量，提升物业管理的整体水平。为此，我们建立一整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度及档案管理人员的职责，以保证档案管理满足物业管理的需要。

一、档案管理运作

（一）资料的收集

我们将设立专门的档案室，并由专人负责管理。按照档案的不同类别，我们将通过四个途径进行收集。首先在物业接管移交与设计单位，施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术等原始资料。第二是在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化；第三是通过政府主管部门、国际互联网等获取相关信息。

（二）资料的整理和分类

在收集到原始资料后，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、易于检索。

（三）资料的归档管理

1.对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在XX医院的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制，确保储存方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

2.对医患和管理中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中接授权级别检索，对保存在档案的原始资料应严格控制借阅。

3.档案管理员应编制统一的档案程度的分类顺序进行组卷，逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存。

4.为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁、并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

5.档案室应避免无关人员任意进出，档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

（四）档案的使用

利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。内部员工可通过管理中心内部局域网，对管理中心的相关资料进行查询。对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。

（五）档案的销毁

根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。

二、档案资料分类

（一）产权与工程技术资料

1.规划图纸、项目批文、用地批文

2.建筑许可证、投资许可证、开工许可证

3.红线图、竣工总平面图

4.地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

5.工程合同、工程预决算

6.工程设计变更通知

7.竣工图：建筑、结构、给排水、暖通、电气工程竣工图及消防、燃气、电话电视、智能化、供热等工程及地下管网竣工图

8.房屋、消防、燃气竣工验收证明书