归档文件收集与整理.pptx

;;;2.掌握新《规则》的变化

?按照标准化工作导则进行全面调整；（结构和内容）

?扩大适用范围，将电子文件整理纳入其中；

?增加档号编制要求；

④明确装订要求；

⑤优化整理流程，细化操作指引；

⑥统一室编件号、馆编件号；

⑦调整归档章和编目项目;

⑧增加页码编制要求。;3.充分认识贯彻执行《归档文件整理规则》的重要意义

——推动机关、企事业档案基础业务建设的重要手段。

——加强国家档案资源建设的重要举措。

——规范整理归档文件的重要依据。;（二）配齐配全收集整理必需的硬软件设施设备

重视投入，配齐配全收集整理必需的硬软件设施设备

［如计算机、档案管理软件、档案盒、档案柜、密集架、整理工具等］

（三）建立完善的档案工作制度和规范

重点制订完善档案分类方案（分类大纲）和各门类档案归档范围和保管期限表

（四）人员保障到位

落实人员，明确职责，形成相对稳定的档案工作网络;二、文件材料的收集;（二）文件材料收集的基本要求;（三）文件材料收集的常见问题

有些单位领导和业务工作人员对档案工作认识不到位，以影响日常使用为借口拒绝归档，导致一些文件材料散存在有关部门和经办人手中，未能实现集中统一管理。

对文件材料的归档范围认识不清，部分单位领导和业务工作人员认为只有红头文件才是档案，忽略对其他文件材料的收集，如计划、总结、名册、统计报表、规章制度等。;一些单位只重视纸质文件材料的收集，忽视了非纸质文件材料，如照片、声像、光盘等新型载体以及有纪念意义和凭证作用实物的收集。

一些单位未建立相应的档案管理制度或档案制度执行不到位。

有些单位未建立档案管理网络，单纯依靠专（兼）职档案员开展档案收集工作。

部分单位在开展档案收集工作时，未能正确分析和对

待文件材料的价值，容易陷入“有档不归”或者“有文必档”的误区内。;（四）做好文件材料收集的几个关键

一要认真执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、

《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

（国家档案局令第10号?? 、《机关档案管理规定》

（国家档案局令第13号）等有关规章制度。

这些规章制度是维护档案资源完整而制定的基础性档案行政规章，具有约束力和强制性。;二要结合本单位的情况，制定更具体、更完善的收集归档制度，使收集范围合规可行，归档方法和要求明确，便于遵照执行。

8号令、10令分别明确了机关、企业文件材料归档范围和不归档范围，并列出《文书档案保管期限表》和《企业管理类档案保管期限表》，为我们制定本部门本单位的文件材料的归档范围和保管期限表提供根本遵循。;;;;3.企业文件材料归档范围;③本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。

④有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。;4.企业文件材料不归档范围;③非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；

④所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；

⑤其他不需归档的文件材料。;保管期限表内容归纳起来，可以做如下理解——

上级单位文件:针对本单位的文件或属于本单位主管业务的多为永久保存。如同级党委、政府关于本单位机构设置、调整,领导人任免、人员编制及奖罚文件;

上级单位对主管业务工作的规划、意见及请求与批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本单位文件:反映本单位主要职能活动的永久保存;一般的保存30年或10年。;同级单位文件: 非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10 年, 如人事、劳动保障、住房、财政等部门的政策法规, 各单位需参考, 可保存10年。

下级单位文件: 报送的重要总结、业务年报、报告等保存30年, 一般的至多保存10年。

归档重点：历史面貌、行政管理、主要职能、人事活动。;三要建立、完善收集归档工作机制，形成档案管理网络，明确具体人员职责，严格按照制度执行档案归档工作。

一是做好平时文件材料的收集积累工作。二是做好年终集中归档工作。三是做好归档文件收集归档的监督指导。四是建立收集归档工作奖惩制度。;;四要把握十类文件材料的收集工作。

“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等；

“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等；

公布性文件，如公告、通告、布告等；

内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等；;记载性文件，如大事记、工作日志、组织沿革等；

报道性文件；

契约性文件，如协议、合同、意向