物业档案资料的建立与管理制度.pdfVIP

物业管理工作中，档案资料的管理是一个重要的组成部分。

科学、规范的档案管理能够为各项管理工作提供指引和服务。

针对金沙咀国际广场物业的特点，我们采用传统档案管理方法

和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行科学化、系

统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必

须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资

料进行有效的管理。

部门架构

档案管理员

物业经理

董事长

档案资料建立、管理流程图

时需要登记，使用后立即归还。我们建立了原始档案资料库，

并输入电脑，建立了电子档案资料库。按照公司的《物业档案

资料的建立与管理制度》，我们进行归档。我们将资料进行整

理分类，包括技术资料、业主物业使用人资料、管理规章及

内部管理制度、历次管理工作资料和记录、业主文件、通知、

活动记录以及财务账表及分布方案。我们还收集工程技术、维

修、改造资料、智能化系统技术资料、业主/物业使用人资料、

证件、购/租房合同、装修审批表，以及历次管理活动书面、

音像资料等。

档案资料的建立

1.档案的建立与收集

我们设立了金沙咀国际广场档案资料管理室，采用系统化、

科学化、电脑化的先进手段，建立了相应的规章制度，对所有

档案进行严格管理。我们坚持来源广、内容丰富的原则，根据

实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要

出发，扩大信息资料的来源渠道。我们办理好物业整体接管移

强质量记录，做好后续资料的建档和收集，从建筑物本体修缮

到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2.档案资料的整理与分类

我们的整理重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内

容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条

理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。档案资料的整理

包括：

各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务

范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要

做好原始文件的登记工作；

各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工

作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的

依据；

我们充分利用原有资料作为整理的基础；

档案的整理必须保持文件之间的历史联系；

档案的整理必须便于保管和利用；

中整理。

资料分类

具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议

等文件属于基础资料档案。而有关公司、分部的这类文件则归

入文书档案和合同档案。

移交资料

以下是项目资料名称：

1.批准文件

2.用地批准文件

3.投资许可证、规划许可证、开工许可证

4.小区规划资料

5.拆迁安置资料

6.规划平面图

7.业主/物业使用人姓名、产权、居住办公位置、建筑面

积清单

蔽工程的全套图纸

9.地质勘查报告、工程建设投标文件、工程前期基础性文

件

10.工程合同及竣工报告

11.工程预决算

12.图纸会审记录

13.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理

记录）

14.隐蔽工程验收签证

15.沉降观察记录

16.竣工验收证明书

17.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

18.新材料、构配件的鉴定合格证书

19.水、电、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证

书

20.砂浆、混凝土试块试压报告

21.供水、空调的试压报告

22.园林绿化图纸和清单

注意事项、说明、质保书和保修单

24.工程监理报告

日常物业管理档案资料

以下是物业管理小区基本资料：

1.业主/物业使用人资料用户须知

2.用户基本资料

3.物品出入登记卡

4.装修资料

5.用户装修申请表

6.报建批文

7.装修工程图纸

8.装修施工安全责任书

9.装修施工人员出入证

10.施工单位营业执照

11.装修巡查记录