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专业外包管理措施
第一章总则
第一条为规范企业物业服务活动,维护企业合法权益和社会公共利
益,杜绝违规服务活动的发生,提高企业资金使用效益,根据《中华人民
共和国协议法》及国家有关法律法规,结合我司的实际状况,特制定本措
施。
第二条本措施所称专业外包,是指企业平常服务过程中需要采用专
业服务类的项目外包(重要包括:公共秩序服务、保洁服务、绿化养护、
电梯维保、弱电系统维护、消防系统保养、给排水系统保养专业外包项目
等)。
第三条本措施合用范围:企业及各项目管理处。
第二章组织机构及职责
第四条企业成立专业外包项目工作领导小组(如下简称领导小组),
组长由总经理担任,副组长由副总经理、副书记担任,组员由办公室、财
务部、市场拓展部、物业管理部、项目管理处有关负责人构成。领导小组
下设不一样类别的外包单位工作小组。领导小组的职责是:
(一)负责制定企业各项专业外包工作的政策、规定;
(二)负责确定专业外包招标方式、招标公告,审定招标文献;
(三)选择采用资料审核、现场考察、分项评分、逐层审核、评估会
议等方式对专业外包单位进行评估;
(四)审定年度内部评标专业人员名单;
(五)监督和检查各工作小组根据本措施组织专业外包工作的状况;
(六)负责同意选择的合格专业外包的最终采购。
第五条企业办公室和财务部成立专业外包监督工作小组,重要职责:
(一)负责对专业外包单位的付款方式及协议约定支付价格进行财务
审核监控;
(二)负责对专业外包招投标活动全过程进行监督,定期或不定期抽
查企业招标过程的合法性;
(三)负责对专业外包单位服务质量评估管理的监督工作,并对监督
事项作出决定。
第六条企业市场拓展部成立专业外包招标工作小组,重要职责:
(一)负责专业外包单位的招标管理工作,及时掌握国家、地方有关
法律、法规的有关规定;
(二)组织对专业外包单位的招标及评标工作并处理招标工作中的解
释工作:
(三)定期搜集招标需求,组织招标信息的预审并起草招标文献;
(四)负责招标项目协议的草拟、签订与履行;
(五)负责招标项目有关材料的记录与文档管理。
第七条企业物业管理部和项目管理处成立专业外包质量监控工作小
组,重要职责:
(一)负责对专业外包单位的消息搜集、专业外包单位的考察及推荐;
(二)负责专业外包单位服务质量记录的监督、检查、评价;
(三)组织服务质量数据分析及服务质量改善措施的研究与实行工作;
(四)负责服务质量运作的监督、检查和控制,组织处理与服务质量有
关的投诉问题;
(五)及时搜集、整顿有关提高服务质量方面的提议和信息,并及时
向领导小组汇报。
第三章招标流程及措施
第八条业务外包招标工作可根据招标项目详细规定,采用公开招标、
邀请招标、竞争性谈判或询价议标等方式。招标方式及招标资格规定由企
业领导小组审定。
第九条预算金额20万元(不含20万元)如下的各类专业外包,由
企业采用直接委托的方式确定外包单位。
招标或竞争性谈判。企业根据招标内容及规定,确定招标控制价,报总企
业内部审批。总企业确认招标控制价后,企业向有关单位发出投标邀请。邀
请单位不得少于3家并不不小于7家。对于邀请的投标单位,要重点考虑其
目前和过去的财务状况、近期承接同类项目的管理水平、管理经验、资质
等级、在当地区或同行业的信誉度、对招标项目的综合承担能力等,并对
其既有客户进行实地考察或暗访调查后,确认符合条件的,再向其发出邀请
招标。
所有竞标单位应在投标截止日内提交投标文献及有关材料,重要内容
包括项目处理方案、实行计划、资源配置、报价等。投标截止之日起2个
工作日内,根据外包内容构成评标委员会,评标委员会组员在专家组中产
生,人数一般为5人(含5人)以上单数。专家组由总企业系统内部具有
招标法规知识和实践经验、办事公正、具有职业资格的专业人员构成或从
有关职能部门专家库中抽取确定。评标全过程在总企业纪委和法务审计部
的列席见证下进行,评分最高者为中标单位,投
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