会议服务人员培训方案.pdf

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一、会议服务的前期准备和筹备

1.与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、

会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用

餐标准等内容。

2.会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的

接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、

会议宣传等内容。方案确定后，提前2周送递会议承办单位负

责人及内部有关部门和人员，然后填写会议通知。

二、会议服务的准备

1.会场布置

a)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的

感觉，环境整洁，灯光亮度适中，应适当摆放室内植物，控制

适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容，还应通过

一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。

型布置。小型会议可采用圆桌或回”字台型；大中型会议可采

用礼堂型或教室型。

2.会议用品准备

a)茶杯。须经过消毒，消毒工夫不少于20分钟；茶杯、

杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮。

b)玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，

无指2

印，并列放在杯垫上。

c)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，

并在保质期内。

d)小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒工夫在20

分钟摆布。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

e)毛巾竹篓。不得有破损，每次利用结束后，须用热水浸

泡，晒干后保存，以备再次利用。

f)签到台。台布无污迹，无破损。

g)鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。

h)热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以

上。

i)挂衣架。清洁完好，无破损，无短少。

3.设备设施筹办

a)接通计算机与屏幕的数据传输线。

b)调整投影设备、亮度、大小适当。

c)调试话筒效果。

d)安排摄影、摄像位置。

e)调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏

季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量

空气清洗剂，保持室内空气清新。

三、会议服务程序

1.会议迎宾服务

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a)会议入手下手前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎

候参加会议的客人抵达。来宾抵达时应引领到签到处签到。

b)签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，

并示意来宾在签到簿适当位置签到，然后引领至会场或休息室。

c)迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，

手、语并用。

d)冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸

手去接，并挂至衣帽架上。

方向提供服务。在客人较多的情况下，1人或多人同时服务时，

分正反2个方向，但不可将主人放在最后。

f)添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发

生碰撞。服务过程中，须忙而不乱，快而稳地将茶水送到客人

面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位置，

同时杯柄朝后45度，并说：请用茶。”用矿泉水，必须先开

瓶盖，在掀杯盖，倒入矿泉水时，矿泉水瓶不得与杯口接触，

倒至八分满即可。

2.会场服务

a)会议入手下手后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子

b)会议入手下手后，会议服务人员应站立在会场周围，观

察所负责区域宾客是否需要服务。

c)会议服务人员普通不得随便收支会议室，确有紧急事项，

服务人员可用纸条传递信息。

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d)送茶水等物品时，应对客人说：“请用茶。”每隔20分

钟加茶水。

e)会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪

小姐应走在嘉宾左前方1米处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。

在门口立岗送客，面带微笑道别。

g)将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错，检查会

议室是否有来宾遗忘的物品，如有发现，应立即交还来宾或交

领班处理。

3.会议结束

a)检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知

设备部进行修复。

b)清算会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并

送到储水间举行清算。

c)摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫。

d)关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略降落，以备下

次会议利用。

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