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档案馆建筑工程城建资料报送系统用户手册

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用户手册

TOC\o1-3\h\z一. 入门 1

1.1档案组卷及移交 1

1.2电子目录报送及汇总 2

二. 用户管理 3

三. 电子报送系统 4

3.1档案接收 7

3.2档案著录 8

3.3编目打印 16

3.5移交登记 18

3.6综合查询 19

3.7数据备份及还原 20

四. 数据管理 21

4.1数据导出 22

4.3数据整理与合并 23

五. 如何管理多个项目 26

六. 附加说明 27

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入门

本节主要简单阐述如何使用本系统完成一个建设工程的档案组卷以及目录报送工作。

1.1档案组卷及移交

首先，使用HYPERLINK用户管理为自己添加一个用户。

然后，插入USB加密锁，稍待片刻启动HYPERLINK电子报送系统。用刚才添加的用户名和密码登录。登录时请选择您是建设单位或者是施工单位等其他类型的单位。第一次使用本系统的话会要求你输入建设工程名称。

如果您是建设单位的话，通过档案管理模块中的HYPERLINK档案著录功能，在HYPERLINK项目级著录中输入工程概况表信息；然后启动HYPERLINK案卷级著录，录入此项目的所有案卷的信息，包括案卷内容、编制单位、编制时间等等；然后启动HYPERLINK文件级著录，输入指定案卷的文件级信息，包括文件题名、责任者、图文号、编制时间等等。

如果您是其他类型的单位，那么你仅需要进行HYPERLINK案卷级著录和HYPERLINK文件级著录。

在所有项目级、案卷级、文件级信息输入完毕之后，在移交上级单位或者档案馆之前，进行HYPERLINK移交登记，然后在HYPERLINK编目打印功能中将移交书、移交目录封面、工程概况表、案卷目录、案卷封面、卷内备考表、卷内目录打印出来进行移交。

1.2电子目录报送及汇总

如果建设单位想把电子目录报送档案馆，那么登录HYPERLINK数据管理系统后，通过HYPERLINK数据导出功能，可以将该项目的项目级、案卷级、文件级信息导出为指定文件，然后将导出的文件用磁盘或者光盘报送便可。施工单位也可以参照上述方式向建设单位报送电子目录。

如果建设单位希望直接把施工单位整理好的电子目录与自己的目录汇总，以减少整理的工作量，那么在接收了施工单位报送的电子目录之后，请在HYPERLINK电子报送系统中进行HYPERLINK档案接收；然后通过HYPERLINK数据管理系统的HYPERLINK数据整理功能对汇总的目录的案卷级、文件级信息进行检查，甚至可以试打案卷目录、卷内目录等；在确认汇总后的目录没有问题之后，直接修改卷号并HYPERLINK合并到本单位数据库中。

图3.3

电子报送系统主要包括档案管理、辅助管理、系统设置、工具、数据管理、帮助几大模块

图3.4

档案管理模块包括档案接收、档案著录、编目打印、档案利用、档案移交、综合查询功能。

图3.5

辅助管理模块主要包括标准管理、清除自动完成记录以及是否使用案卷内容、卷内文件、分部工程标准辅助著录等功能。标准管理可以查看、编辑档案分类、案卷内容题名、卷内文件题名等标准，这些标准都可以指定是否使用。本系统的大多数输入框都具有自动完成功能，可以将用户输入过的文字保存，在用户下次输入时根据输入信息进行提示（详见“五、附加说明”）。清除自动完成记录功能就是将用户在使用过程中遗留的文字记录全部清除，使得系统运行更快。

图3.6

系统设置功能可以注销当前用户用其他用户重新登录，也可以通过“用户资料管理”修改当前用户的密码。

图3.7

为了保护用户的工作，本系统还提供了备份数据库和还原数据库的手段，但是，只有超级管理员（sysAdmin）才能进行还原数据库操作。此外，超级管理员还可以定期进行压缩数据库操作，以提高运行效率、减少存储空间占用。

3.1档案接收

点此处选择文件路径

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图3.8

当施工单位将档案整理完毕移交建设单位时。建设单位应该做好接收登记。并将对方移交的数据库文件的存放位置添入“电子文件目录”项。

图3.9

建设单位通过此系统查看及编辑其档案管理网络中的相关单位及档案员。

3.2档案著录

图3.10

档案著录可以著录建筑工程、市政工程和管线工程三类型档案，根据你第一次使用本系统选择的工程类型进入不同界面。每个类型的工程又都包括项目级、案卷级、文件级三级著录，根据登录时选择的单位类型进入不同的著录内容。

项目级著录

仅建设单位需要进行项目级著录。点击“项目级”按钮后，则出现图3.11界面著录该项目的详细信息。

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