二级单位档案管理要求.doc

二级单位文书档案管理要求

一、目的：

为加强二级单位文书档案的科学管理,保证文书档案收集的齐全、完整归档，更好地为企业的生产经营服务，特制定本要求。

二、整理标准：

1.归档与不归档范围：

企业文件材料归档范围：

1.1.1反映本单位在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动的和对本单位各项活动具有利用价值的文件材料；

1.1.2本单位在各项活动中形成的对单位和职工权益具有凭证价值的文件材料；

1.1.3本单位需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料；

1.1.4有关法律法规规定应归档保存的文件材料

.企业文件材料可不归档范围：

1.2.1有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

1.2.2本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，不需办理的一般性来信、来电记录，单位内部互相抄送的文件材料；

1.2.3其他不需归档的文件材料。

2.企业档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

三、整理要求：

1.装订：（可以卷为单位）

每份文件装订顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前、来文在后；汉文本在前、少数民族文字在后；中文本在前、外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。

装订位置：在文件的左侧装订，装订时应将文件的各页按右下对齐。

装订方式：采用三孔两线线装。

装订要求：

去掉金属物。

缝制时将线拉紧。

缝制中不能出现夹（掉）页现象，规格较小的文件应整张裱糊在A4纸上（背面无文字的）或右下靠齐用纸条裱糊左侧成A4纸宽。

含光盘、照片时，将其装入较大规格的信封中，把左侧与相关文件缝为一件。

注意文字方向（从左到右、从上到下），切记放反。

不能把内容不相关的文件装订在一起。

正文与定稿应内容相符。

所存档内容应清晰可见，不能字迹模糊。

含有附件的应同时归档附件，确保内容完整。

收发文稿纸的装订为：收文纸+正文；正文+发文纸+定稿

2.分类排列：

按年度-机构（问题）进行分类。

机构（问题）、保管期限参照《档案分类编号规则》来准确划分。

3.编目、编号：

编页码：在右上角逐页编号，有文字的正反面均编号，中间的空白页不能编号。来文与复文、正本与定稿等作为一件的，依次全部编号。

在卷首页放置卷内目录，填写相关内容（序号、文号、标题、成文日期、页号）。

在卷末页放置备考表，填写相关内容。

编写总目录

四、录入文件信息：

在录入界面中填写年度、序号、类别、文号、机构（问题）、成文日期、责任者、题名、保管期限、密级、页数、份数。

年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯数字表示。

类别：指文件属外来文、上行文、下行文

文号：发文字号，应填写机关代字、年度、文件顺序号，期刊、简报填写期刊、简报编号。

成文日期：指文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯数字表示。几份文件为一件时，应以装订在前面的文件日期为准。

责任者：文件的发文机关或署名者。填写时一般应写全称或通用简称。

题名：指文件标题。一般应应照实抄录，有副标题或并列题名的，若正题名能反映内容的，一般无须抄录副标题。正文和附件为一件时，可在正文题名后抄录附件题名。有关机构设置、干部任免、印章启用内容的文件，应尽量将内容或人名输全，便于检索。

页数：填写文件的总页数。

输入信息应准确，不能出现错字、漏字。

本单位的发文应挂接电子版。

五、保管要求：

文书档案的保管必须有具有良好的卫生环境和“八防”措施。

存放档案的柜架等设备应排列有序、统一编号，做到帐物相符。

六、鉴定、销毁

文书档案的鉴定、销毁工作参照公司档案室《档案鉴定、销毁制度》执行。

七、报送报表：

每年十月将前一年所存档文件的目录明细（序号、文号、题名、发文单位、发文日期）报送公司档案室。

龙钢公司档案室

音像档案的整理要求

一、归档范围：

1、凡涉及全公司的大型活动在该单位产生的重要音像资料。

2、公司劳动竞赛中本单位所产生的重要音像资料。

3、新项目投运过程中产生的有纪念意义的重要音像资料。

4、有关厂容厂貌变化或旧工程项目拆除的一些有纪念意义的音像资料。

二、整理：

分类：首先将所有音像资料按产生的年度分类；其次在按每次活动的产生的资料集中分类；最后按时间先后将每次活动的资料排序。按年度组卷。

标注：每张照片注明拍摄的事由、主要人物名称、产生时间、地点、拍摄者等。

三、移交要求：

1、每年3月------6月向档案室移交上年度的音像资料。

2、凡属于以上归档范围内的