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档案馆归档资料整理、立卷、装订要求
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市城建档案馆对归档文件
质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）
1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。例如：天富房地产开发公司51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。
6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章示例如下
80
竣工图
15
50
施工单位
7
编制人
审核人
7
技术负责人
编制日期
7
监理单位
7
总监
现场监理
7
20
20
20
20
竣工图章尺寸为：50mm×80mm
竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
例如：新疆天业股份公司自备电厂4×135MW机组（建设工程项目），由1＃
2＃阀门室、工业废水处理室、1＃循环水泵房、员工餐厅、综合水池、点火油泵房、主厂房、化水室（单位工程）等工程组成，应按每个单位工程组卷。
世纪广场工程，包括背景音响、C区旱泉、C区叠泉、A区玻璃桥、张拉膜等工程。
3、建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等部分。
4、立卷过程中必须遵循下列要求：
（1）案卷不宜过厚，一般在20mm左右（因为查阅档案时需要复印不用拆卷）。
（2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
卷内文件的排列
1、同一事项的的请示和批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列（主要指开、竣工部分的文件）。
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号（建施图、结施图、设施图、电气图）顺序排列。
3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后（因为先产生批文等文字材料，后产生设计图）。
4、如果开、竣工资料超过20mm厚度时，应装订成两卷（便于提供利用）。
案卷的编目
1、编制卷内文件页号应符合下列规定：
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。筒子页占两页（如：建设工程规划许可证复合件）；折叠页只占一页（如建设用地批准书）。
（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目标，不必重新编写页码（如某公路的地质勘察报告等），反之，则不行。
（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表一律不编写页号。
2、卷内目录的编制应符合下列规定：
（1）序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标注。
（2）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代表。如图纸会审，有多个责任者，应选前两个责任者，再加“等”字。
（3）文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
（4）文件题名：填写文件标题的全称，严禁杜绝“土管局用地文件”等类似错误的题名。
（5）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。如：最后一页从85到100，应填写为85/100。如果最后一份文件起页是85页，此文件就1张，又是卷内的最后1页，就应填写为85/85。
（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（7）正立面
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