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档案的保管与保护

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档案专业实务

第六部分档案的保管与保护

一、档案库房的管理

（一）编号与排架

档案库房内的排架基本原则是：有利于档案的保管和利用，有利于空间利用，美观有序。

柜架摆放要避免强光直射档案，注意不要阻碍通风，摆放不能紧靠墙壁，柜架与墙壁之间距离大于10cm，最大限度地利用库房的地面与空间，同时与要便于档案的搬运与取放。两行间净宽不得小于0.8米，主通道应正对库房门，净宽不小于1.5米。

库房中的档案架、柜的排列，应合乎下列要求：1.排列整齐，横竖成行。2.避免光线直射，注意通风。3.节约库房面积和空间，存取方便。

为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号方法为：自门口起，从左至右编架（柜）号，每个架（柜）子的栏也从左向右编号，每栏的格自上向下编号。（如果没有栏，则自上而下编格号）。

（二）档案的存放和排列

档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。一般我国档案馆（室）保存的档案应该按全宗排列、整理和保管。全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全宗群）排列。前者简单易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间的群体联系。一个全宗的档案应排放在一起，同一全宗的档案，按案卷的顺序号，依柜、栏、格编号，依次排列上架。有的全宗内可能还包括一部分声像档案、技术图纸及会计报表等档案，这些不同载体和类型的档案，可以分别保管，但应填写说明放置于原全宗内，指明该部分的存放地点，以保持其应有的联系。

（三）档案存放位置索引

是一种记录、引导性管理工具。就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还或其它日常管理。

（四）档案代理卡和全宗卷

档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段，即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上，还卷时再将其取下。

全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。档案馆（室）应对其所管的全宗编制全宗卷，发反映全宗管理的历史面貌，从而便于档案的保管和利用。

全宗卷的主要内容包括：

（1）档案收集方面：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

（2）档案整理方面：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

（3）档案鉴定方面：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请求与批复、销毁档案的清册等。

（4）档案保管方面：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

（5）档案统计方面：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

（6）档案利用方面：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

（7）档案管理新技术的应用方面：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，它记录和反映了全宗内档案的管理过程，对该全宗的后续管理具有宝贵的凭证作用和参考作用，也是档案保管人员快速、全面掌握全宗情况不可缺少的重要依据。

（五）档案的安全检查

二、常见档案的保护要求

（一）纸质档案的保护要求

档案纸张的保护是保持纸张耐久性和应对档案纸张老化的重要措施与手段，应紧紧围绕下述三个方面开展工作：一是立足于档案造纸原料的优选和造纸工艺的优化。二是为档案纸张的保存创造良好的环境。三是在系统工程思维和理论指导下，实施工程化管理，对档案纸张进行科学化抢救与修复。

字迹的耐久性除了取决于色素成分和结合方式外，还受外界一些因素的影响。为了保护好档案字迹，延长其寿命，首先在文件形成时，就要注意选择耐久性好的书写材料和印刷材料，其次在档案保管过程中，必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触。

（二）胶片档案的保护要求：

1.库房管理方面具体要求：控制温湿度；防止阳光照射；保持库内清洁；库内空气净化；注意预防火灾；加强检查。2.温湿度标准：档案局1987年《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片适宜的温度为14-24℃，相对湿度为45%-60%；保存母片适宜温度13-15

（三）磁性载体档案的保护要求：

1.适宜的温湿度，录音录像档案库内温度保持在15℃

（四）光盘档案的保护要求：

1.减少使用；为延长光盘寿命，要采取有