在Excel中更快捷输入有固定内容的数据的方法.pdfVIP

在Excel中更快捷输入有固定内容的数据的

方法

自动填充

如果数据含有固定内容，但同时又是有规律的数据，比

如单位员工的职工编号，在某种排序的方式下，它们就是一

个有规律的数列。这种情况下最简单最直接的方式就是使用

自动填充。

比如需要输入的数据是“12345××××”，后四位不一

样，前五位数据都是一样的。那么我们只需要在第一、二、

三单元格分别输入“123450001”、“123450002”、

“123450003”，然后选中这三个单元格，并拖动该单元格区

域的填充句柄向下拖动至需要的位置，就可以完成自动填充

了。

如果固定内容为文字，但只要数字部分为有规律的序列，

如“一车间001”、“一车间002”等，也可以使用此办法。

设置单元格格式

如果需要输入的数据不能自动填充，那么我们还可以借

助设置单元格格式来简化我们的工作。比如需要输入的数据

是一组14位的数字，其中前十位都是“0737070680”，只有

后4位不一样。通过设置单元格格式，就可以只输入后4位

数字，让前十位数字自动添加。

实现办法是：选中数据所在的单元格区域，然后点击右

键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打

开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡的“分类”

列表中点击“自定义”，然后在右侧的“类型”输入框中输

入“0737070680000#”(不含引号)，也就是说输入前面共同

的部分，后四位中前三位输入“0”，第四位输入“#”。这

样输入时只要在单元格中直接输入“1”、“2”、“3”等，就

可以直接补全为14位数字了。

如果数据中含有固定的文本，比如前几个字都是“山东

省潍坊市”，那么我们也可以在这个自定义的“类型”输入

框中输入“山东省潍坊市@”。以后输入时这几个字也就可

以自动添加了。这种方法在屏幕上显示的是全部数据，但是

点击单元格我们可以在编辑栏中看到实际数据只是我们手

工输入的部分(图1)。

公式合并

假设数据包含固定内容“山东省潍坊市”，需要输入到

A2:A10单元格区域。我们可以在B2:B10区域先输入数据中

除固定内容以外的那些内容，然后点击A2单元格，输入公

式“=山东省潍坊市B2”，完成后拖动此单元格填充句柄

向下复制公式至A10单元格就可以得到完整数据了(图2)。

再选中A2:A10单元格区域，按下“Ctrl+C”复制数据。

点击右键，在弹出的菜单中点击“选择性粘贴”命令，在打

开的对话框中选中“数值”单选项，确定后，就可以删除B

列数据了