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档案装订要求

档案装订要求

档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。笔者在评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。

一、关于档案装订方式的历史回顾。

上个世纪五六十年代到八十年代中期，许多单位以案卷为单位，使用硬卷皮将卷内文件用粗棉线绳合订。上个世纪八十年代后期到世纪末期流行的方法是：拆除文件上的金属钉后，以单份归档文件为单位，用缝纫机扎边，或者使用细棉线(又称作“小线”)将厚文件装订。在那个时期，先后进行的“企业档案管理升级达标”和“企业档案工作目标管理认定”两项活动中，一旦发现案卷内或文件内遗留金属物，轻则扣掉1分，重则扣掉5分。由此可见，当时对于文件线订的规定，执行得是多么严格啊!从本世纪初开始，《归档文件整理规则》等新的规定陆续出台，逐渐放松了对档案线订的要求，铁路

部门则以“加固”取代了档案和文件必须线订的规定。

二、档案线订方式利弊评述

线订档案(文件,下同)方法利弊共存。这种装订方法的好处，一是防止档案受潮引起金属钉锈蚀而污染损坏档案，同时，线订文件外观整齐，装订牢固，可避免外借过程中档案的散失，尤其是硬卷皮合订的档案，对于卷内文件有着很好的防光防尘防污渍防损伤作用。

线订档案工作效率低。线订档案由于必须先拆除文件上的金属钉或其他金属装订物，然后再用缝纫机将文件扎边，或者使用线绳将档案装订。使用这种方法装订的档案，虽然美观牢固，但是，其弊端集中表现在以下三点：线订文件需要配置缝纫机、启钉机、装订机等专用设备，以及缝纫机机针、大量棉线、小线，花费了大量物力，此为一费;拆钉、理顺文件、缝纫机扎边这些工作往往需要2-3人同时操作，花费了大量人力，此为二费;采用线订档案方式，使得花费在档案整理上的时间延长了2-3周，花费了大量时间，此为三费。过去，某些教条执行线订规定的人，甚至将装订美观的企业章程、技术规范、招投标文件，以及科技归档材料中的技术文件合订本、图册也硬性拆除其间的金属装订物，重新线订

必然严重损伤了文件外观美感;繁忙无序的工作，常常导致仓促间拆钉撕裂文件，或在缝纫机扎边时误将几份薄文件(如只有一两页的“人事令”)合订在一起，使得被合订文件日后查找成为“大海捞针”。“三费”的直接后果是降低了工作效率，不适合当前中小机关、企事业“减员增效”改革，以及改革后档案管理人员普遍身兼数职，工作非常繁忙这一状况，更不适应档案快速检索或纸质档案数字化转换(电子扫描)等项工作的开展。不管是文书管理人员还是档案管理人员，或者是二者岗位合一者，谁还有时间和精力，再按照文件线订的繁琐要求有条不紊地整理档案呢?

线订档案的其他问题。1)不适合于档案检索利用。由于个别文件在文书立卷(指“合订”方式)或归档文件组成保管单位时产生混类混卷现象，仅仅依靠“案卷目录”或“归档文件目录”的单一途径检索档案十分困难;过去以卷为单位合订的档案，一人借出后，卷内其他文件别人无法再利用。2)以卷为单位合订的文件复印效果不好，特别厚的合订案卷必须拆卷，将其中所需文件取出才可复印，而多次拆卷必然损伤案卷，尤其是缝纫机扎边文件，更不能将这些文件反复装订、拆散，然后再装订。3)异地存放档案(即机关办公和档

案库房两者地点相距较远，如中国铁路物资总公司机关和几家下属单位，两点相距6-20千米不等)，因携带档案原件不

便，大量的档案利用必须采取传真方式才可实现，而合订案卷或缝纫机扎边文件必须逐页拆散，才能传真。4)标有密级的文件与普通文件合订成一卷，就必须按照相应必威体育官网网址规定，控制该卷档案的阅读范围，不该涉密者因无法利用其中文件必定贻误工作。5)线订档案的最大弊端，给档案信息数字化形成障碍。需要扫描的合订案卷必须逐卷拆开，单份厚的装订文件也要逐页拆开，才能进行扫描。6)在鉴定文件合订的期满案卷时，该卷中应当继续保存的文件必须拆卷取出并再与相关案卷合订，加大了档案鉴定工作复杂程度。由此可见，线订档案的装订方式对于档案现代化管理已经十分不适应，严重制约了档案的检索利用、复印传真及电子扫描等项工作的开展，这种档案装订方式应当尽快改变。

三、笔者提倡的档案装订方法

当前，简约已经成为一种社会时尚，档案装订也应当简便高效。笔者推广的档案装订方法是：以单份归档文件为单位，用订书器在文件左上角装订一个金属钉，保证文件不散不乱即可。这种纸质档案装订方法非常适用于文件复印、传真和扫描。将来，永久保管期限档案需要进馆时，先将所有进馆的纸质档案予以数字化，再按照相应规定装订文件。此种方法的好处：一是实现了档案整理的“三节约