文件编写与管理规范标准.doc

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文件编写及管理标准标准

1目的

为标准公司各类文件〔如制度、流程、通知、标准等〕的管理，对各类文件的编写、管理予以

标准化，结合公司实际情况，特制定本标准标准。

2X围

本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3职责

各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监视。

行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4定义

本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件〔含：标准、标准、管理方法、手册等〕、

流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件〔通报、公示、表彰等〕。

5管理规定

管理制度类文件〔除财务类〕：

“管理制度〞定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发

各部门〔门店〕执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

编号规那么等要求：具体编号规那么、文件命名等要求按照下表规定执行。

编号规那么文件的命名编排样式

由“企业标准代号〞、“企业名称代号〞、“标准分类

采用“编号+文件名〞组合的参见附件1。

号〞、“标准功能代号〞、“标准顺序号〞和“标准批准年

方式予以命名，例：具体明确规定制度文件的内代号〞组成。

Q/PRG-MDF-21-2021文件编

容框架、页面设置、字体规例：本标准?文件编写及管理标准标准?编号为：

写及管理标准标准。X等。Q/PRG-MDF-21-2021。

备注：

1、各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规那么予以编号，提报公司审批同意前方可发布生效，并抄送行政部

存档管理。

2、编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q〞为企业标准代号；②“PR〞为企业名称代号，与企业标准代号之

间以斜线“/〞分开；③“G〞为标准分类号；④“MD〞F为公司标准代号，即“###〞〔假设是“###〞的文件，那么以“HSH〞

表示〕；⑤“21〞为本标准标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2021〞表示本标准标准编制的

批准年代号，即2021年。

财务类文件〔制度、标准、手册等〕：

定义：

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①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；

②财务标准〔总部〕：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的标准；

③财务标准〔门店〕：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的标准；

④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操

作指南；

⑤专项操作手册：根据工程需要，经审批后下发，对具体工程〔如软件系统等〕操作具有指导

性的手册。

编号规那么等规定：具体编号规那么、文件命名等要求按照下表规定执行。

工程编号规那么编号例如文件名规那么备注

财务制度参照本标准5.1的规定编号+文件名

财务标准〔总部〕MZ+CWGF+三位流水号+年份MZCWGF0012021编号+文件名

财务标准〔门店〕MM+CWGF+三位流水号+年份MMCWGF0012021编号+文件名

流水号：按照所有标准总

财务操作指南M+CWZN+三位流水号+年份MCWZN0012021编号+文件名

体流程，不按照每年重启

MDF+工程简写+三位流水号+

专项操作手册MDFABKSC0012021编号+文件名

年份

流程/表单类文件：

编号规那么文件的命名编排样式

参见附件3。以编号“Q/PRG-MDF-21/F01-2021〞为例，

采用“编号+##流程/表〞方式组合的

流程图须根据具体的操作或管理流程其表示为对应管理制度

方式来命名：Q/PRG-###-21/F01-2021

绘画流程图。输出表单是指对应流程中

“Q/PRG-MDF-21-2021〞的流程/表单，序

培训管理流程图。有涉及表单的，需要将表单列出；备注

号为F01。

说明是指对应流程的补充说明。

备注：

1、编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准5.1。

任命书类文件：

编排样式：参见附件4，须为红头文件。

编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。

通知类文件：

编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。

6其它

本方法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。

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7生效

本制度由公司总裁办批准后生效，自公布之日起执行。

8附那么

制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2021×××××管理制度

财务类文件样例：MZCWGF0012021##财#务标准-根底标准

流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2021培训管理流程图

任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2021关于×××任命

通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/