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北京水务科技有限公司
采购管理制度
（JYTSW-ZD-CG-202304A1）
编制：
审核：
批准：
日期：
第一章总则
第一条随着总公司集团化发展和水务子公司的成立，为了加强水务子公司的采购管理，规范水务子公司内部审批、呈报流程，特制定本制度。
第二条所有采购业务严格按照采购制度执行，做到采购有依据、帐目清晰、依据合理准确。
第三条本规定适用水务子公司。水务子公司所有相关人员及领导对此制度认真执行，并接受总公司的监督管理。
第二章采购原则说明
第四条水务子公司的采购工作依托总公司的采购资源，接受总公司采购部门的监督管理。
1、水务子公司优先在总公司的供应商库中选用性价比较高的三家供应商，并进行采购询比价初步谈判；
2、新产品供应商或水务子公司开发的新的供应商，水务子公司经过考察/初步评审/采购谈判等过程后报交总公司采购最终评审并办理供应商入库；
3、水务子公司完善《采购申请》附表中的询比价信息，经审核后报交总公司采购部核定，总公司采购部核定价格的偏差，评审新供应商，并提出指导性意见，转发水务子公司执行；
4、采购合同签订后及执行中，采购员及时填写、更新《采购合同台帐》，并每周二报交总公司采购部；同时报交总公司财务部（采购部建立合同台账汇总对账群，统一台账格式）。
第五条水务子公司采购部将最终的《采购申请》及附表，交财务人员填报《工程项目收入成本核算表》，并报交总公司财务部；相关数据作为采购和施工的考核指标依据；
第六条采购合同原则上采用总公司制式合同，合同应清楚地说明采购物资的所有资料，包括：
1、基本内容，即采购物资的图号（或代号）、名称、数量等；
2、质量要求、技术标准、检验要求等；
3、其他内容包括价格、交货期、交货地点、包装标准、运输方式、结算方法及违约责任等。
第七条采购人员完成采购后，对采购物资的生产、发货、技术服务、售后、质保过程的工期、质量、付款等工作负责；
1、监督生产工期及质量，及时协调技术人员，完成生产过程及发货前质量监督检查工作；
2、根据现场需求，协调供应商发货，编制《发货清单》，监督并催促项目经理或其它采购申请人完成到场验收及移交；
3、根据采购合同约定，完成采购发票催收、付款申请、台账更新等工作；
4、为项目经理及调试人员提供服务支持，协调供应商完成技术服务及售后服务等工作；
5、负责对到场不合格物料的质量认定、处置及处理工作；负责配合工程项目竣工后剩余物料的价值认定、回收、处置及调剂使用工作。
第八条备用金采购按如下原则执行：采购备用金原则上不超过5000元，用于采购员现场或日常零星采购，网上采购原则上超过1000元的需走线下签订合同及公对公付款，特殊情况的须经过上级领导同意后实施采购，备用金用于专款专用。备用金采购须填写清楚采购用途，凭付款凭证、入库单、正规发票（注：如采购品种规格型号复杂做好清单明细表，便于报销的审批）并同时做好台账登记表且与合同台帐共同管理。
第九条工程现场或运维所需的零星采购由项目经理或运维经理完成采购，采购之前需向采购员提交《零星采购申请单》，经采购部经理批准后执行，采购费用及时报销；采购员按报销时实际采购费用更新《采购合同台账》；
第十条采购过程中的所有工作，均按照本制度的工作流程及OA流程执行，相关人员严谨行使相应权限、履行相应职责；
第十一条采购员为对接供货方的唯一窗口，所有正式文件往来均由采购员采用邮件、传真等途径完成；使用部门发现的供货问题要留有影像、书面资料，报交给采购员存档。
第三章流程说明
子公司采购工作对外衔接工作流程
序号
流程
责任人
表单
工作内容
1
采购申请发起
采购申请发起
采购申请提交
申请单核对并提交财务
采购启动及询比价
物料实采及执行
技术部校核优化
总公司采购审核
SHAPE
申请人
《采购申请单》
研发、工程、运维、售后等部门根据工作需求，填写《采购申请单》，并完成采购需求的内部审核。
2
申请人/技术人员
《采购申请单》/技术规格书
申请人将《采购申请单》提交给技术部经理，技术部经理安排技术人员对技术参数补充并校核，必要时编制技术规格书，对采购物料提出优化意见，经技术部经理审核并签字后，转还给申请人。
3
申请人/采购部经理
《采购申请单》
申请人核对技术部校核后的《采购申请单》无问题后，提交给采购部经理，发起采购申请，采购部经理安排采购员开展采购工作。
4
采购员
《采购申请单》及附表
采购员从总公司供应商库优选3家供应商，并根据需要寻找新增供应商，按要求完成新供应商的初步审核，每个产品至少完成3个有效的询价，完善《采购申请单》信息，采购部经理审核。
5
采购员/总公司采购
《采购申请单》及附表
采购员将《采购申请
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