行政人事部门ISO9001：2015方面要求.docVIP

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符合ISO9001：2015的行政、人事部门作业要求

（一）文件控制

1）ISO要求：

对与公司品质系统有关的文件与资料的编写、审批、更改、发放、作废过程进行管制，以确保本部门使用现行有效的文件版本。

2）实际作业：

本公司的文件共分为四层:

①一层文件质量手册

②二层文件程序文件(本公司现有13份程序文件)

③三层文件各车间的管理制度类、作业指导性类、工作指示类文件。（如行政性的奖罚制度文件、组织架构图、机械设备的安全操作与维护保养规程文件、生产产品工序的作业指导书、各职位的岗位职责说明文件、测量仪器的使用调校方法的文件、工程技术图纸等。）

④四层文件各部门所使用的质量记录、表单。

一层文件

质量手册

二层文件

程序文件

三层文件

管理制度、作业指导、工作指示等（内部、外来）

四层文件

质量记录、表单

3）文件、资料按受控程度分为一级受控文件和二级受控文件，质量手册/程序文件/工作指示为一级受控文件，质量记录/通知类文件/计划类文件为二级受控文件;一级受控文件正本不盖章，副本需加盖红色“受控文件”印章;二级受控文件正本和副本均不盖章（正本即有原始签名的文件，只用于复制副本，由发文部门存档）。

4）质量记录表格由管理者代表组织相关人员统一制定，规范化、标准化，未经同意不得随意更改。对于使用ERP系统的按ERP系统规定的另类表格格式，同时为适应特殊情况，经管理者代表审批可自行编制一些表格，但表格编码有所不同。

5）文件的编写

《质量手册》和《程序文件》由管理者代表组织熟悉各项质量活动和有一定写作能力的人员进行编写。

6）三层文件由各职能部门（包括各车间分部）主管负责编写。

7）文件的审批

《质量手册》和《程序文件》由管理者代表审核、总经理批准；

记录表格由管理者代表审核、批准；

8）三层文件由各职能部门（包括各车间分部）主管拟定审核后报上一级（厂长）批准。

9）文件的收发控制

审批发放的文件由发放申请人填写《文件发放回收登记表》交于指定专员，专员接到文件后，记录于“文件目录表”，根据发放范围复印相应份数的副本并在文件复印副本上盖红色“受控文件”章发放(表格是一种特殊的受控文件，其副本上不盖任何印章，仅以编码中的版本号显示必威体育精装版的受控状态)，并要求收文部门相关人员签名，原稿连同发放记录由发文部门归档备查。

10）所有盖有“受控文件”章的文件不得随意复印，所有受控文件副本上的“受控文件”印章不能是黑色；当文件使用部门的文件破损严重，影响使用时，应到原发放文件部门办理更换手续，如属受控文件需交回破损文件，补换新文件，新文件的分发副本号仍用原文件分发副本号，指定专员将破损文件销毁。如使用部门丢失受控文件时,应以书面形式向发文部门申请，由发文部门负责人批准后再发一份不同副本号的文件给申请部门。

11）二级受控正本和副本文件，可不盖受控章，不编分发号，到期自动失效，由发文部门归档，以便于追溯；收文部门到期根据情况进行处理。

12）文件的更改

受控文件需要更改时，应由文件更改提出部门负责人提出，用《文件制订/更改申请单》形式说明更改原因。如对受控文件有重大更改，还应附有充分的证据。文件的更改实施由原编制部门进行。需更改内容的段落和序号前应加上识别标记（如“＊”）以示识别。更改后文件的审批流程同上述文件审批流程。

13）受控文件应有版次和改次，版次以英文字母A、B、C…表示（A代表首版，B代表第一次换版）；改次以阿拉伯数字0、1、2…表示（0代表当前版次没有修改过，1代表当前版次第一次修改）；如A/0代表第一版没有修改;文件全面修订重新发放时，要更换版本。文件只是修改时，不需要更换版本，只更换改次。但同一版次的改次不可超过5次。注：A/1、A/5分别为A版的第一次修改和第五次修改。需作较大幅度修订时，应予以换版。

14）文件经过若干年的使用，根据实际情况，对需要修改的地方，给予及时修改.

15）文件的换版和作废

发放新版文件的同时收回旧版文件，各车间应指定专员对旧版正本文件盖“作废”印章，作为历史文件保存备查；过期的受控副本文件回收销毁。

16）文件的管理

文件经审核，批准后，发文部门应对文件正本及发放记录进行归档，建立文件夹并填写《文件目录表》，记录本部门文件发放和更新情况。

17）文件的使用人及文件主管部门应妥善保管好文件，防止发霉、虫蛀、残缺少页，保持文件的清洁完整，对电脑硬盘要注意备份、防潮、防磁、防震、防毒。

18）文件的评审

必要时，由管理者代表组织对现有体系文件进行定期评审。由使用部门对文件的适用性和充分性进行评价，必要时进行修订，修订后须再次得到批准后再下发。

19）文件和资料的借阅

需要临时借阅文件的人员，应征得文件管理部门管理人员同意并作相应的登记记录，借阅者应指定日期归