英文电子邮件格式.docx

英文电子邮件格式

DearMary,ThisisTom.....

Lookforwardtoseeingyousoon.Bestregards,

TomYu

(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

例子：一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Suppliertraining

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany

（太长）

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，

YES：应改为Tomorrowsmeetingcanceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

YES:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。女人呢?YES：用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齐呢?弄清楚称呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知

道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperationsNO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

YES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina

7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES：MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES：GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：DearMr.Jones:(非常正规)DearJoan:

DearJim