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EMS快递文件发送注意事项总结

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若为个人，最好本人寄，写清地址、联系电话。若为公司，寄件人可写法定代表人名字或直接写公司名称。以免收件人/单位会以寄件人信息与合同当事人不对应而拒收。

此列信息尤其重要！一定要写明寄的是什么文件。内件品名一栏，应标明该法律文件的名称（尽量详细）及数量（如：借款合同X年X月X日签订编号为XXXX的催款函，1份，X页），以证明快递单与邮寄内容具有关联性。若随便写个文件或者什么都不写，那么在法庭中该快件也难以被法院认定为有效的证据。如：债权人甲要求债务人乙还款，则应在这里尽量写为“关于甲要求乙偿还XX债务的函”（可以在旁边再细化写明乙于XX年XX月XX日向甲借款XX元未还等）。或如：甲向乙支付了货款，乙方迟迟不发货，则甲可在内件品名里写为“关于甲要求乙尽快履行XX合同内的XX（发货）义务的函”等。

（4）邮寄日期一栏，涉及法律相关证据及时效，必须填写齐全，字迹清楚。

（5）快递单与法律文件（若为多页的，则每页均需与快递单合照）放一起进行拍照或扫描（请勿对照片进行任何后期处理）。

（6）将待邮寄的法律文件复印或扫描。

（7）快递单上应要求快递员签名，用以证明交寄资料的事实。

（8）快递交寄后，向工作人员索要交寄邮件的收据和发票。

3、快递单的保存

（1）邮寄人应将填写完整、准确的快递单妥善保存，及时归档至公司档案室和各部门负责材料整理保管负责人处，邮寄的文件复印件或扫描件、相关照片同步归档。照片的原始载体需妥善保管，相关债权债务清偿完毕前不应进行任何处理或删除。

（2）做公证或见证的，公证书、见证书也要同步归档。

4、送达证据的取得与保存

因邮局EMS查询的有效期为自邮件交寄之日起半年，所以应在邮件送达后尽快通过下列方式取得送达证据，以免超期无法查询：

（1）网上送达记录打印件：将邮局网站上的送达记录查询结果打印后到附近的邮局进行盖章确认。

（2）快递回执单复印件：到邮局查询签收回执单原件，将回执单复印后要求邮局盖章。

（3）将所发的函件全部复印一份并将寄件人的存单保存好，记清单号。无论对方签收与否，尽快上EMS官网把送达信息打印保存（网上的投递信息只保存半年）。必要时，可以进行公证。如此，函件、寄件单、送达信息可形成向对方要求履行义务或提出主张的完整证据链，打赢官司也更有保障！

5、公证

根据事情的重要性，或者是否极可能发生诉讼，选择做公证，保证快递单证据的证明效力。在以下两个环节可做公证：

（1）投递环节：文件封装、投递过程中做公证，证明投递的文件内容和投递的事实。

送达环节：在无法取得对方接收快递邮件的证据时，可以对快递公司网站上的送达记录等信息进行公证，证明网页信息的真实性。

6、邮件被退回的处理

对于收件人拒绝签收或无法寄达收件人的，收到快递退件后，应当原封不动地加以保存。如果退回，可以开庭时当着法院的面打开。

提示：无论是否催收都一定要在借款到期之后三年内起诉或申请仲裁，以避免可能发生债权超过诉讼时效的情况。保留催讨债务的各种证据，包括快递件、请求清偿债务时出行的车票、住宿发票、信函等，不仅可以起到中断诉讼时效的作用，也可以证明我方一直在主张权利。

附：

最高人民法院关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函

（2003年6月12日[2003]民二他字第6号）

河北省高级人民法院：

你院[2003]冀民二请字第1号请示收悉。经研究，答复如下：

债权人通过邮局以特快专递的方式向保证人发出逾期贷款催收通知书，在债权人能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下，除非保证人有相反证据推翻债权人所提供的证据，应当认定债权人向保证人主张了权利。

法务本部

二〇一七年十月二十四日